6 bước giúp doanh nhân đưa chánh niệm vào kỹ năng quản lý công việc hằng ngày

 

Lời khuyên quản lý công việc trong chánh niệm dành cho các doanh nhân ở thời đại kỹ thuật số.

 

Cuộc sống ngày nay gắn chặt chúng ta vào một ý niệm, rằng để quản lý công việc thành công, chúng ta phải liên tục duy trì tương tác trực tuyến cũng như sống trong cảm giác bị hối thúc. Song, vì sao việc phản hồi email nhanh chóng lại được nhìn nhận như một dấu hiệu của sự cống hiến trong công việc? Vì sao chúng ta lại cảm thấy rằng mọi cuộc điện thoại đều phải được trả lời ngay?

Trong bài viết trên Entreprenuer, Vinayak Garg – Nhà sáng lập công ty Zest (Ấn Độ) và Công ty Soulitude (Mỹ) đưa ra một tình huống giả định như sau:

Hình dung bạn đang ở văn phòng làm việc. Cứ mỗi 10 phút trôi qua lại có một người đến chạm vào vai bạn và đòi bạn phải chú ý đến họ chứ không phải ai khác. Họ muốn bạn phải gác qua mọi thứ đang làm để quan tâm đến họ. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu làm việc trong một văn phòng như vậy? Bạn sẽ phản ứng thế nào với những đồng nghiệp này.

Khi chúng ta cho phép bản thân trả lời email, nghe điện thoại, kiểm tra thông báo trên điện thoại hay lướt mạng xã hội liên tục trong giờ làm việc, thì đó cũng tương tự với câu chuyện giả định trên. Một cách vô thức, chúng ta đang cho phép bất cứ ai trên thế giới này có thể xuất hiện và làm gián đoạn công việc của mình bất cứ lúc nào họ muốn, thông qua các tin nhắn, email, thông báo từ mạng xã hội.

Nếu chúng ta không muốn đồng nghiệp quấy rầy mình trên thực tế, thì vì sao chúng ta lại cho phép người khác ảnh hưởng đến nhịp làm việc của mình trên môi trường trực tuyến?

Theo Vinayak Garg, nếu áp dụng 6 bước sau, doanh nhân có thể đưa chánh niệm vào kỹ năng quản lý công việc hằng ngày. Từ đó, doanh nhân có thể giải tỏa bớt sự căng thẳng để làm việc hiệu quả hơn.

1. Quản lý email

Bằng cách đặt ra những khung giờ kiểm tra email nhất định trong ngày, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn. Bất cứ khi nào kiểm tra email, bạn hãy xử lý luôn những công việc đi kèm. Hãy hạn chế để công việc quan trọng tồn đọng trong hộp thư sau khi đã kiểm tra mail định kỳ. Một cách lý tưởng thì một doanh nhân có thể kiểm tra email vào ba thời điểm trong ngày sau:

– Đầu giờ làm việc ở văn phòng

– Đầu giờ chiều

– Trước khi kết thúc ngày làm việc

Hơn hết, các doanh nhân đều cần ưu tiên việc giới hạn lượng email tiếp nhận mỗi ngày. Đối với các email liên quan đến công việc do nhân viên xử lý, hãy yêu cầu nhân viên gửi đến một tài khoản email chung của công ty. CEO chỉ cần kiểm tra tài khoản email này khi cần kiểm tra tiến độ xử lý công việc của nhân viên, thay vì phải liên tục nhìn thấy chúng trong email làm việc hằng ngày.

2. Đặt thời gian tiếp nhận điện thoại

Các cuộc gọi điện thoại đều quan trọng, những bạn vẫn có thể thực hiện các cuộc gọi này một cách hiệu quả mà không bị bất cứ sự gián đoạn liên tục nào.

Cụ thể, hãy đặt ra những khung giờ riêng để bạn tập trung xử lý những cuộc gọi cần thiết trong ngày, ví dụ từ 12 – 16 giờ mỗi ngày. Bất cứ khi nào bạn cần đặt một cuộc gọi cho một ai khác, trong trường hợp không khẩn cấp, thì hãy xếp cuộc gọi này vào khung giờ trên.

Thói quen này sẽ giúp doanh nhân xử lý hiệu quả các công việc qua điện thoại mà không bị gián đoạn liên tục bởi các thông tin khác. Ngoài khung giờ trên, doanh nhân có thể không cần quá quan tâm đến điện thoại và dành thời gian để toàn tâm xử lý các công việc khác.

3. Thiết lập khung thời gian làm việc không gián đoạn

Cách duy nhất để doanh nhân có thể xử lý các công việc hiệu quả chính là tập trung giải quyết từng công việc mỗi lúc. Mức độ cần thiết của khoảng thời gian tập trung sâu vào công việc đã được đề cập rất rõ trong quyển sách của giáo sư Cal Newport mang tên Deep work: Rules for Focused Success in a Distracted World (tạm dịch: Làm việc sâu: Những nguyên tắc để tập trung thành công trong một thế giới xao nhãng). Trong đó, giáo sư Cal Newport đã viết rằng:

“Những điều chúng ta chọn để tập trung lẫn những điều chúng ta quyết định phớt lờ đều kiến tạo nên chất lượng cuộc sống của chúng ta”.

Nguồn năng lượng dồi dào không chỉ giúp doanh nhân quản lý công việc hiệu quả mà còn có thể truyền cảm hứng để nhân viên làm việc hứng khởi hơn.

 

4. Thống nhất các kênh giao tiếp

Đừng truyền thông với cùng một người qua nhiều kênh khác nhau, như Whatsapp, Slack, FB messenger… Hãy thu gọn những liên lạc công việc của bạn vào một kênh truyền thông nhất định và những liên lạc khác thì ở kênh khác. Điều này giúp bạn giảm thiểu việc bị các tin nhắn từ hàng chục ứng dụng nhắn tin quấy rầy mỗi ngày.

5. Tắt các thông báo

Bạn có xu hướng cầm ngay điện thoại lên và kiểm tra khi nghe tiếng chuông có thông báo mới không? Nếu nhìn lại một ngày làm việc, bao nhiêu lần bạn cảm thấy rằng chuyện đọc thông báo mới trên điện thoại quan trọng hơn xử lý công việc kinh doanh của công ty?

Với các ứng dụng trên điện thoại di động, cài đặt các thông báo định kỳ là tính năng giúp nhà phát triển ứng dụng có được sự chú ý của người dùng. Vì vậy, tắt chế độ thông báo từ các ứng dụng là điều cần thiết để bạn nuôi dưỡng sự tập trung trong công việc.

6. Dành riêng một ngày để phục hồi năng lượng

Một trong những điều quan trọng mà phần lớn các doanh nhân thường gạt qua chính là đặt ra những giới hạn trong ngày làm việc của họ. Thời gian nghỉ ngơi cũng quan trọng như thời gian xử lý công việc vậy. Nếu muốn đi đường dài với tinh thần sảng khoái, bạn cần có khung thời gian nghỉ ngơi phù hợp trong ngày làm việc. Nếu không, bạn có thể rơi vào trạng thái xử lý công việc với mức năng lượng thấp. Điều này rất dễ đưa bạn đến những quyết định sai lầm.

Ở khung thời gian nghỉ ngơi, hãy tắt tất cả các thiết bị điện tử để tâm trí của bạn được làm mới. Nếu có bất cứ công việc cấp thiết nào cần xử lý, hãy giải quyết trong giờ làm việc, để tâm trí của bạn không bị vướng bận bởi công việc trong khoảng thời gian phục hồi năng lượng.

 

LÂM NGHI