7 ứng dụng công nghệ cho DN xuất nhập khẩu

Với sự phát triển của công nghệ, hoạt động xuất nhập khẩu có thể được thực hiện thông suốt và toàn diện thông qua các phương tiện thông tin truyền thống và hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất, từ đó có thể thực hiện nhiều đơn hàng khác nhau. Đặc biệt, các doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa với sự hạn chế về vốn và hình ảnh thương hiệu có thể xem đây là những công cụ quảng bá hình ảnh của DN.

1. Xây dựng website

Trang chủ của DN nên được thiết kế rõ ràng, gọn đẹp và có ý nghĩa để có thể thu hút người truy cập. Tuy nhiên, chúng cũng cần đơn giản, dễ hiểu và có thể dẫn dắt người xem đến các trang khác của website. Nếu khách hàng bị “lạc lối” hoặc lẫn lộn khi đọc các thông tin trên website, họ sẽ nhanh chóng bỏ qua. Chưa kể còn có rất nhiều trang web bán những mặt hàng tương tự sản phẩm của công ty bạn, vì vậy hãy nghiên cứu trang web của đối thủ và học hỏi họ.

Việc xây dựng một trang web có thể không tốn nhiều chi phí nhưng lại là cách hiệu quả để tiếp thị sản phẩm và dịch vụ của công ty trên phạm vi toàn cầu. Tuy nhiên, khi phát triển một website, công ty cần nghiên cứu các quy định và chi tiết công nghệ có thể ảnh hưởng đến khả năng của khách hàng tiềm năng trong việc khám phá website đó.

Do vậy, khi xây dựng website giao dịch quốc tế, công ty cần chú ý là càng đơn giản, càng dễ sử dụng sẽ càng hiệu quả, vì khi chứa nhiều hình ảnh, tốc độ tải xuống sẽ chậm lại (mặc dù có thể chúng trông rất bắt mắt). Và việc xây dựng website cũng cần phải đảm bảo đa dạng khách hàng với khả năng sử dụng máy vi tính khác nhau đều có thể truy cập vào website của công ty một cách dễ dàng.

2. Xuất hiện trên công cụ tìm kiếm và tham gia các website thương mại điện tử

Công cụ tìm kiếm sẽ đề xuất một danh sách để khách hàng có thể tìm kiếm thông tin về một sản phẩm nào đó. Thủ thuật ở đây là tìm cách để đưa địa chỉ website của công ty xuất hiện trên các công cụ tìm kiếm như Google, Bing. Tuy nhiên, do các công cụ này có những tiêu chuẩn khác nhau nên sẽ có các chiến lược khác nhau để cải thiện vị trí trên danh sách. Chẳng hạn như thuật ngữ “Vietnamese rice” sẽ có những tên miền như vietnameserice.com/.org/.vn… Hãy sử dụng nhiều tên miền khác nhau nhằm nâng cao khả năng xuất hiện ở các dòng đầu tiên trên thanh công cụ tìm kiếm.

DN cũng có thể tham gia các trang mạng thương mại điện tử kết nối các nhà xuất nhập khẩu như Alibaba.com, rice-exporters.net… dưới hình thức thành viên miễn phí hoặc có thu phí. Tùy điều kiện tài chính của công ty mà chọn lựa hình thức tham gia. Theo đó, nên là thành viên miễn phí và nghiên cứu các công ty trong mạng lưới xem họ có thể trở thành đối tác tiềm năng mang lại doanh thu cho công ty hay không. Và việc tham gia vào các mạng lưới này cũng nên nằm trong chiến lược bán hàng của công ty.

3. Ngân hàng điện tử

Ngày nay, máy tính có thể thực hiện các nhiệm vụ tài chính trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Ngân hàng sẽ cung cấp đường dẫn điện tử cho các bảng cân đối tài khoản của công ty và bằng email có thể gửi L/C, lệnh nhờ thu và chuyển xác nhận chuyển khoản trực tiếp đến công ty. Ngoài ra, nhiều gói hỗ trợ kế toán cũng sẽ được đồng bộ hóa với những dịch vụ ngân hàng trực tuyến. Hãy xem xét các ngân hàng đối tác ở khả năng hỗ trợ tính năng ngân hàng điện tử như một tiêu chí lựa chọn ngân hàng cho các giao dịch xuất nhập khẩu.

4. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử

Hệ thống này nhằm thực hiện các hoạt động trao đổi dưới hình thức điện tử đối với các thông tin giao dịch từ máy tính này đến máy tính khác theo một mẫu tiêu chuẩn. Hệ thống này hoạt động hiệu quả nhất khi thông tin trao đổi được tích hợp đầy đủ từ quá trình đặt hàng, giao hàng và lưu trữ hàng tồn kho. Nếu DN chưa đủ khả năng thực hiện quy trình này thì có thể thuê ngoài các công ty cung cấp dịch vụ này.

5. Theo dõi đơn hàng

Hầu hết số công ty chuyển phát nhanh bằng đường hàng không (và ngay cả các công ty vận tải đường bộ và đường thủy thông thường) sẽ cung cấp tính năng truy vấn thông tin giao hàng trực tuyến. Công ty có thể theo dõi thời gian, địa điểm, tình trạng đơn hàng và người nhận hàng thông qua hệ thống này.

6. Họp trực tuyến, gọi web và video

Hệ thống điện thoại của công ty nên hỗ trợ trao đổi thông tin toàn cầu và có thể thực hiện các cuộc họp với nhiều bên đối tác cùng lúc. Công ty cũng nên xem xét trang bị hệ thống máy tính với các phần mềm có thể tải về và gắn camera để có thể thực hiện các cuộc gọi thông qua internet. Việc này giúp tăng khả năng tương tác và hiểu được ngữ cảnh giao tiếp với đối tác tốt hơn.

7. Điện thoại di động và voice mail

Khi thực hiện các hoạt động giao dịch quốc tế, công ty phải gạt bỏ khái niệm thời gian và địa điểm khi làm việc với đối tác. Do đó, hệ thống liên lạc, đặc biệt là điện thoại có thể liên kết quốc tế, phải thường trực 24/7 nhằm kịp thời xử lý các vấn đề liên quan đến chào hàng, giao hàng, thanh toán và ngay cả hoạt động xã giao. Tuy nhiên, hệ thống điện thoại di động mà tối ưu là điện thoại thông minh cũng cần giúp đội ngũ nhân viên có thể kiểm tra email, thực hiện các chức năng ngân hàng trực tuyến, kết nối web, theo dõi đơn hàng ở bất cứ nơi đâu. Ngoài gọi điện trực tiếp, DN cũng cần có các phương tiện khác như voice mail nhằm kết nối khi chưa thể liên lạc ngay với đối tác.

Bên cạnh các hình thức hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu mới phát triển, các hình thức truyền thống khác như email, fax vẫn giữ những vị trí quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của DN. Và với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt liên quan đến kết nối internet, doanh nhân hoặc nhân viên đảm nhận công việc liên quan đến xuất nhập khẩu cũng có thể tham gia vào các trang mạng xã hội như Facebook, Skype, Line… nhằm tối ưu hóa việc tiếp cận và liên kết với đối tác.

PHAN ĐÌNH MẠNH