Bí mật để làm việc tập trung bất kỳ ai làm lãnh đạo cấp cao đều nên biết

 

Nếu có một “Bí mật” về sự hiệu quả trong công việc thì đó chính là sự tập trung. Các nhà điều hành hiệu quả trước tiên thường làm những công việc được ưu tiên và họ thường chỉ làm một việc tại mỗi thời điểm.

Nhu cầu tập trung là yêu cầu nền tảng theo tính chất của công việc điều hành và cũng theo bản chất của con người. Có một số lý do cho điều này cần được làm sáng rõ: Việc đóng góp luôn luôn tốn nhiều thời gian hơn so với lượng thời gian có sẵn dành cho nó.

 Khi phân tích những đóng góp của nhà điều hành cần phải tính đến số lượng đông đảo của các nhiệm vụ quan trọng mà họ đảm nhiệm; việc phân tích thời gian của nhà điều hành sẽ hé lộ cho chúng ta biết sự khan hiếm thời gian như thế nào đối với họ để có thể thực hiện nhiệm vụ. Cho dù nhà điều hành quản lý thời gian tốt như thế nào thì cũng không thể nào có đủ thời gian cho chính họ. Do đó, họ luôn luôn bị thiếu thời gian.

Nhà điều hành càng tập trung vào sự đóng góp theo hướng đi lên thì họ càng cần nhiều thời gian hơn. 

Họ càng bận rộn để đạt được kết quả thì họ càng phải có nhiều nỗ lực- các nỗ lực yêu cầu cần phải có một khối lượng thời gian tương đối lớn để có thể đạt được các thành tựu. Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng một nửa ngày hay hai tuần cho việc thực hiện công việc cũng đều yêu cầu tính tự kỷ luật và tinh thần thép để nói “Không” với những ham muốn cá nhân khác.

Để làm được điều này, những nhà điều hành này cần dũng cảm làm 2 điều: Vứt bỏ quá khứ và xác định được những việc ưu tiên trước và sau.

Vứt bỏ quá khứ

Quy tắc đầu tiên của việc tập trung của nhà điều hành là phải vứt bỏ quá khứ mà đã gây cản trở cho sự làm việc hiệu quả. 

Các nhà điều hành hiệu quả định kỳ thường xem xét các chương trình làm việc của họ và của các đồng nghiệp và đặt ra câu hỏi: “Nếu gần đây chúng ta không làm điều này thì chúng ta có thể làm nó bây giờ được không?”. 

Nếu câu trả lời không phải là “Có” thì công việc đó sẽ bị ngừng lại hoặc cắt bớt ngay lập tức. Ít nhất, họ phải chắc chắn rằng không có nguồn lực nào đang bị đầu tư vào những công việc trong quá khứ mà hiện không còn hiệu quả nữa. Và các nguồn lực khan hiếm, đặc biệt là sức mạnh của con người mà đang được đầu tư vào những nhiệm vụ trong quá khứ thì cần phải được rút lại và tập trung chúng vào những cơ hội của ngày mai.

Các nhà điều hành, cho dù họ thích hay không, mãi mãi vẫn phải coi trọng quá khứ. Đó là điều không thể tránh được bởi vì hôm nay luôn luôn là kết quả của những hành động và quyết định của ngày hôm qua. Con người cho dù ở địa vị hay cấp bậc nào cũng thể nhìn thấy trước được tương lai. Các hành động và quyết định của ngày hôm qua cho dù có kiên cường hay khôn ngoan như thế nào thì chúng cũng không tránh khỏi để lại những vấn đề, khủng hoảng và sự ngu ngốc cho ngày hôm nay. 

Tuy nhiên, công việc của nhà điều hành- cho dù họ làm ở cơ quan chính phủ, doanh nghiệp hay trong các tổ chức khác- là phải cam kết, đảm bảo nguồn lực của ngày hôm nay cho tương lai. Điều này có nghĩa là mọi nhà điều hành sẽ phải tiêu tốn thời gian, năng lượng, kỹ năng trong việc khắc phục hay giải quyết các hành động và quyết định của ngày hôm qua cho dù đó là hành động, quyết định của chính họ hay là của những người tiền nhiệm. Thực tế, điều này luôn luôn ngốn khá nhiều thời gian so với việc thực hiện những nhiệm vụ khác.

Nhưng người ta ít nhất cũng cố gắng để hạn chế bớt việc phải tập trung vào các vấn đề trong quá khứ bằng việc cắt giảm những hoạt động và nhiệm vụ có liên quan tới chúng mà làm ảnh hưởng tới các kết quả trong tương lai.

Nhu cầu từ bỏ những thứ đã cũ kỹ để tập trung vào những cái mới, hiệu quả hơn luôn là nhu cầu phổ biến. 

Ví dụ, chúng ta chắc chắn sẽ bán được những chiếc xe ngựa chạy đường dài trên phạm vi toàn quốc nếu chúng ta được hỗ trợ và có một chương trình nghiên cứu hoành tráng về việc “đào tạo lại những con ngựa”. Điều này đã được bộ giao thông vận tải duyệt vào năm 1825.

 

 

Những việc được ưu tiên trước và sau

Các nhiệm vụ hữu ích của ngày mai thường tốn nhiều thời gian hơn so với lượng thời gian có sẵn dành cho chúng và thường mang lại nhiều cơ hội hơn cho những người đảm nhiệm việc thực hiện chún. Tất nhiên ở đây không đề cập tới các vấn đề và khủng hoảng có liên quan.

Do vậy, một quyết định cần phải xác định việc nào cần được ưu tiên làm trước và việc nào ít quan trọng hơn. Câu hỏi duy nhất là yếu tố nào mới có tính chất quyết định- nhà điều hành hay là các áp lực trong công việc. Thỉnh thoảng, các nhiệm vụ sẽ được điều chỉnh theo lượng thời gian có sẵn cho chúng và các cơ hội sẽ chỉ đến với những ai có năng lực trong việc thực hiện các nhiệm vụ.

Việc thiết lập những việc được ưu tiên sau cùng cũng không hề dễ chút nào. Mọi việc được ưu tiên sau cùng của người này đôi khi lại là những việc được ưu tiên hàng đầu đối với người khác. Nó sẽ dễ dàng hơn nhiều khi phác thảo ra một danh sách hoàn hảo những việc được ưu tiên hàng đầu và sau đó cố gắng làm từng bước một để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và cũng là để làm cho mọi người cảm thấy vui vẻ. Tuy nhiên, điều trở ngại duy nhất lại là không có việc gì được thực hiện.

Có rất nhiều thứ để nói khi phân tích những việc được ưu tiên hàng đầu. Điều quan trọng nhất đối với những việc được ưu tiên hàng đầu và ưu tiên sau cùng không phải là việc phân tích khôn ngoan mà là sự can đảm.

Chính sự can đảm chứ không phải là việc phân tích mới tạo ra các quy tắc quan trọng thực sự trong việc xác định những ưu tiên:

– Xác định tương lai, chứ không phải là quá khứ;

– Tập trung vào các cơ hội chứ không phải là vấn đề;

– Chọn hướng đi riêng cho mình chứ không phải đi theo phong trào;

– Tập trung, chú trọng đến những việc mà có thể tạo ra sự khác biệt chứ không phải là những việc “an toàn” và dễ làm.

 

 

Yên Nhiên

Theo Trí Thức Trẻ