Bí quyết giao tiếp: 8 cách vượt qua những cuộc đối thoại khó nhằn

Đừng khiến không khí trò chuyện trở nên căng thẳng bằng việc liên tục bác bỏ quan điểm của người khác.

Theo Holly Weeks, tác giả cuốn Failure to Communicate, mọi người đều ít nhất một lần có những cuộc nói chuyện khó nhằn và thường có xu hướng né tránh chúng.

Đó có thể là lúc bạn và sếp bất đồng ý kiến trong cuộc họp, bảng báo cáo công việc của bạn không được đồng nghiệp đánh giá cao, hay khách hàng từ chối thương lượng.

Tuy nhiên, theo Jean-Francois Manzoni – Giáo sư của Trường quản trị kinh doanh Insead, sau cùng, những cuộc nói chuyện như trên lại không tồi tệ như chúng ta tưởng. Điều quan trọng là cách bạn xử lý chúng theo hướng ít gây tổn thương cho cả bạn và đối phương.

Trong bài viết được đăng tải trên Harvard Business Review, Weeks và Manozi đề xuất 8 cách giúp bạn vượt qua những cuộc nói chuyện khó nhằn mà vẫn giữ mối quan hệ còn nguyên vẹn:

1. Thay đổi suy nghĩ

Nếu đang chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện được gắn mác “khó nhằn”, chắc hẳn bạn sẽ có cảm giác lo lắng và khó chịu. Tuy nhiên, theo lời khuyên của Manzoni, bạn nên thử suy nghĩ vấn đề theo hướng tích cực và đơn giản.

Ví dụ, thay vì đưa ra những phản hồi tiêu cực, bạn có thể dẫn dắt câu chuyện theo hướng xây dựng, phát triển. Đừng nói “không” với sếp mà hãy đưa ra giải pháp thay thế. 

“Một cuộc nói chuyện khó nhằn sẽ trở nên dễ chịu hơn nếu bạn xem nó như một buổi trò chuyện bình thường”, Weeks nói.

2. Hít thở sâu

“Càng bình tĩnh và tập trung thì bạn sẽ càng giải quyết vấn đề tốt hơn”, Manozi chia sẻ. Việc để đầu óc nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp bạn luyện khả năng tập trung và xử lý tình huống.

Nếu bạn sắp có buổi trao đổi với đồng nghiệp – người có quan điểm bất đồng với mình, hãy uống một tách cà phê hoặc tản bộ quanh phòng để suy nghĩ vấn đề một cách thấu đáo trước khi bước vào cuộc tranh luận.

3. Lập kế hoạch nhưng đừng viết kịch bản chi tiết

Theo Weeks, việc ghi chép nhanh những luận điểm quan trọng hoặc những điều muốn nói ra sẽ rất có ích trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu, tuy nhiên nếu bạn định lên kế hoạch tất tần tật những điều định nói lại là việc lãng phí thời gian.

Bà lý giải: “Mọi chuyện không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng ý bạn. Nếu đối phương vượt quá giới hạn mà bạn tự đặt ra cho họ, bạn sẽ bắt đầu bối rối, mất động lực tiếp tục và khiến buổi nói chuyện trở nên giả tạo”.

Weeks khuyên mọi người nên áp dụng chiến lược linh hoạt và phản hồi tuần tự các câu hỏi có thể, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, trực tiếp và trung lập.

4. Công nhận quan điểm của đối phương

Đừng khiến không khí trò chuyện trở nên căng thẳng bằng việc liên tục bác bỏ quan điểm của người khác. Weeks khuyên, trước khi đề cập đến chủ đề này, bạn nên tự hỏi “Vấn đề ở đây là gì?”, “Liệu những người còn lại có nghĩ đó cũng là vấn đề không?”. Nếu bạn không chắc chắn về quan điểm của người khác, cứ thừa nhận rằng bạn không biết và hỏi lại họ.

Manozi chia sẻ: “Hãy cho người khác thấy rằng bạn cũng đang quan tâm đến vấn đề đó. Thể hiện sự quan tâm bằng việc tìm hiểu cảm nhận của họ, dành thời gian suy ngẫm về những lời họ nói và để ý tông giọng của họ”. Một khi đã hiểu ra vấn đề, bước tiếp theo là bạn nên tìm ra điểm chung về quan điểm giữa hai bên.

5. Thông cảm

“Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng những cuộc trò chuyện khó khăn thường khiến mối quan hệ làm việc trở nên căng thẳng, thậm chí đau khổ”, Manzoni cho hay. Do đó, theo bà, việc tỏ ra đồng cảm với những đề tài nhạy cảm là hành động khôn ngoan. Hãy thông cảm, quan tâm tới mọi người.

“Bạn không nhất thiết phải làm hài lòng người khác, nhưng vẫn nên biết cách kiểm soát tình hình để truyền tải thông tin theo cách công bằng, trung thực và dũng cảm. Đồng thời, tại thời điểm đó, đừng nên bộc lộ cảm xúc thái quá”, Weeks cho hay. 

 

Sai lầm tệ nhất mà bạn dễ mắc phải là mong chờ đối phương có thiện cảm với mình. Đừng nói những câu đại loại như: “Tôi cảm thấy rất buồn khi phải nói điều này…”, hoặc, “Thực sự rất khó khăn với tôi khi phải làm việc này…”. “Đừng đùa giỡn với nạn nhân”, bà khuyên.

6. Giảm nhịp độ trò chuyện, và lắng nghe

Để không khí bớt căng thẳng, Manzoni khuyên nên cố gắng làm giảm nhịp độ của cuộc trò chuyện lại. Việc làm chậm tiến trình và tạm ngưng trước khi phản hồi ý kiến là cơ hội giúp bạn tìm từ ngữ diễn tả thích hợp và có thể xoa dịu cảm xúc tiêu cực từ đối phương.

“Nếu lắng nghe người khác nói, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra đúng vấn đề và kết thúc cuộc tranh luận theo chiều hướng tốt hơn”, ông cho biết.

Ngoài ra, hãy đảm bảo hành động của bạn sẽ củng cố cho những lời bạn vừa nói. Việc vừa trả lời “Tôi đang nghe anh nói đây”, nhưng mắt thì dán vào chiếc điện thoại trên tay là một hành động xúc phạm”, Weeks bổ sung.

7. Cho lại thứ gì đó

Nếu bạn đang lao vào một cuộc nói chuyện – dự báo sẽ đặt người khác vào một tình thế khó khăn hay lấy thứ gì đó khỏi họ thì trước hết, hãy tự hỏi bản thân rằng: “Tôi có thể giúp được họ điều gì không?”, Weeks chia sẻ.

Ví dụ, nếu bạn sắp sa thải một nhân viên đã làm việc với mình trong thời gian dài, bạn có thể viết cho họ một lá thư giới thiệu họ với công ty mới với nhiều lời khen ngợi; hoặc nếu bạn phải thông báo với sếp rằng mình không thể hoàn thành công việc được giao, nên đề nghị một giải pháp thay thế.

“Hãy giải quyết vấn đề theo hướng xây dựng bởi không ai muốn gặp rắc rối. Việc đưa ra những lựa chọn mới có thể mở ra lối thoát cho người khác và cũng là một tín hiệu thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ”, Manzoni cho biết.

8. Quan sát và học hỏi

Việc tham gia những cuộc trò chuyện khó nhằn giúp bạn có cơ hội quan sát, phân tích nhiều thứ và tự rút ra bài học kinh nghiệm cho mình. “Hãy nghĩ về lý do tại sao bạn lại có những phản ứng kiên định như thế và những điều khác biệt mà bạn đã nói”, Manzoni cho biết.

Weeks cũng khuyến khích mọi người nên học cách quan sát những người khác đương đầu với những tình huống này thành công như thế nào và học hỏi họ.

Tình huống 1: Hãy rõ ràng, thẳng thắn và không xúc động Tabatha Turman – Nhà sáng lập, CEO của công ty tư vấn kế toán tài chính IFAS LLC chia sẻ bà từng có cuộc nói chuyện khó khăn với một nhân viên công ty khi quyết định sa thải người này. “Cậu ấy là một người tốt và rất chịu khó, tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ năng suất làm việc. Cậu ấy chỉ không thích hợp với vị trí hiện tại của mình”, bà nói. Sau đó, bà và cả nhóm đã thử một vài giải pháp can thiệp – bao gồm để nhân viên này làm việc với một nhà huấn luyện chuyên nghiệp, nhưng sau 6 tháng, bà biết mình cần phải ra quyết định dứt khoát. “Việc phải sa thải cậu ấy khiến tôi nhận ra mình sẽ trở thành người xấu”, Turman cho biết. Và bà bắt đầu lo sợ nếu phải thông báo thông tin đó. “Tôi thực sự rất thích cậu ấy. IFAS LLC là một doanh nghiệp nhỏ nên mọi người rất thân thiết, bạn có thể nghe họ kể về gia đình mình và những mẩu chuyện thường ngày. Nhưng đồng thời, các nhân viên này cũng giữ vai trò nhất định trong nhóm và chỉ cần một vị trí bị lung lay có thể kéo công việc đi xuống”, bà chia sẻ. Để chuẩn bị cho cuộc nói chuyện hôm đó, Turman cho hay bà đã phải nhờ đến kinh nghiệm 20 năm là một sĩ quan trong quân đội: “Tôi trưởng thành trong môi trường quân sự, nơi không có chỗ cho những lời lừa gạt. Khi bạn ở tại nơi làm việc, bạn phải làm việc. Bạn cần mạnh mẽ đối với những người xung quanh và gạt bỏ cảm xúc ra khỏi công việc”.   Bằng ngôn từ đơn giản, bà nói với nhân viên đó rằng cậu không phù hợp với vị trí này. Bà giải thích thêm rằng công ty sẽ giữ cậu ở lại đến hết tháng và sau đó thông báo cụ thể về bàn giao công việc. Turman cho hay, trong khi người nhân viên đó cảm thấy không vui thì cậu ấy vẫn nhận quyết định sa thải như một quân nhân. Và mặc dù không bộc lộ cảm xúc trong suốt buổi trò chuyện nhưng bà cho biết hình ảnh lúc đó vẫn còn hiện rõ trong tâm trí bà tới tận hôm nay. “Tôi vẫn cảm thấy buồn khi sa thải nhân viên của mình, nhưng đó là việc phải làm. Chúng tôi phải tiếp tục tiến lên phía trước”, bà nói. Tình huống 2: Đặt bản thân vào vị thế của đối phương và thể hiện sự đồng cảm Với vị trí Giám đốc nhân sự tại Booz Allen Hamilton, Betty Thompson đã quen với những cuộc nói chuyện khó nhằn. Ví dụ, mới đây, bà phải ngồi lại với một nhân viên giỏi giang, làm việc lâu năm trong công ty, về việc loại bỏ vị trí công việc của người này. “Theo thời gian, công việc mà ông ấy đảm nhiệm ngày càng ít liên quan với tổ chức hơn. Có những mâu thuẫn nội bộ xảy ra giữa ông với các thành viên còn lại trong nhóm. Việc hợp tác không còn hiệu quả nữa”, bà nói. Thompson quyết định cách tốt nhất để thông báo tin này không chỉ bằng một cuộc trò chuyện mà là trong một loạt các buổi thảo luận diễn ra trong nhiều tháng. “Tôi không muốn mọi thứ diễn ra một cách vội vàng. Việc này cần có quá trình”, bà cho hay. Thậm chí trước khi mở lời với nhân viên này, bà cũng tự nhắc nhở bản thân về những ý định tốt đẹp của mình. “Bạn phải khéo léo đặt vấn đề theo đúng hướng mà bạn mong muốn. Bởi nếu bạn đem lại cảm giác thất vọng ngay từ đầu – điều vốn rất dễ xảy ra – thì buổi nói chuyện sẽ khó mang tính xây dựng. Bạn nên nghĩ: ‘Họ sẽ muốn nghe tin này theo cách nào? Cách nào sẽ dễ được chấp nhận nhất?’ “, Thompson chia sẻ. Do đó, trước tiên bà ngồi lại với nhân viên này và hỏi suy nghĩ của ông về mọi chuyện xảy ra. “Tôi muốn biết ông ấy đang bức xúc về điều gì. Tôi muốn ông ấy nhìn nhận lại mọi thứ, thay vì áp đặt quan điểm của mình lên ông”, bà nói. Và sau khi nhân viên này bộc bạch tâm sự, bà mới đưa ra quan điểm của mình về vấn đề này. Ban đầu, ông tỏ vẻ phòng thủ, nhưng dần dà sau lần nói chuyện thứ hai, ông đã nghĩ lại và thừa nhận có vấn đề đang xảy ra trong nhóm làm việc. Vào lần nói chuyện cuối cùng giữa họ, ông đã quyết định rời khỏi công ty. Họ đã có một buổi trò chuyện tuyệt vời và thậm chí còn ôm nhau chào tạm biệt. “Ông ấy hiểu rằng tôi quan tâm đến việc ông rời đi”, Thompson cho hay.

VÂN THẢO