Cách xử lý nhân sự cấp cao để tránh khủng hoảng

Khi nhân sự cấp cao vi phạm, mức độ và quy mô gây thiệt hại cho doanh nghiệp thường lớn hơn rất nhiều so với nhân viên mà nếu doanh nghiệp không nắm rõ luật và không có biện pháp ngăn chặn cũng như xử lý kịp thời thì có thể dẫn đến khủng hoảng.

Kẻ thắng – người thua

Án về lao động thì người lao động thắng nhiều, nhưng trải nghiệm một bản án mà người sử dụng lao động thắng là rất ít. Đó là chia sẻ của bà Lạc Thị Tú Duy, Luật sư điều hành Lac Duy & Associates sau nhiều năm tham gia các vụ kiện có liên quan đến lao động.

Đặc biệt, khi nhân sự cấp cao vi phạm, mức độ và quy mô gây thiệt hại cho doanh nghiệp thường lớn hơn rất nhiều so với nhân viên mà nếu doanh nghiệp không nắm rõ luật và không có biện pháp ngăn chặn cũng như xử lý kịp thời thì có thể dẫn đến khủng hoảng.

Bà Duy kể lại, cách đây khá lâu, tổng giám đốc của một công ty hoạt động trong khu chế xuất Tân Thuận có chủ quản ở Nhật Bản nộp đơn xin nghỉ việc và rời công ty trong êm đẹp. Hai năm sau, kiểm toán vùng của công ty này phát hiện sai sót trong báo cáo tài chính ở thời điểm vị kia còn đương nhiệm, gây thiệt hại gần 6 tỷ đồng.

Tuy nhiên, Bộ luật Lao động năm 2012 được áp dụng thời điểm đó chỉ cho phép tối đa một năm để khởi kiện và Toà án nhân dân quận 5 không thụ lý đơn vì hết thời hiệu khởi kiện. Doanh nghiệp tiếp tục khiếu nại lên Toà án nhân dân TP.HCM nhưng cũng có chung kết quả.

Một trường hợp khác mà bà Duy từng phụ trách diễn ra năm 2017 liên quan đến một vị giám đốc người Nhật Bản điều hành doanh nghiệp ở Việt Nam theo hợp đồng lao động đã ký kết với công ty.

Lúc đương nhiệm, ông này đã sử dụng lao động người nước ngoài không có giấy phép lao động, khiến doanh nghiệp bị sở lao động – thương binh và xã hội phạt 60 triệu đồng. Cũng doanh nghiệp đó bị sở giao thông vận tải phạt 5 triệu đồng vì sử dụng tài xế không có hợp đồng lao động. Toà án chấp nhận yêu cầu bồi thường của công ty và người bị kiện là vị giám đốc người Nhật có nghĩa vụ trả 2 khoản tiền đã gây thiệt hại cho công ty.

Nhân sự cấp cao có nhiều hành vi vi phạm có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp như: vi phạm về xung đột lợi ích, ưu ái cho có mối quan hệ thân thiết với nhân viên cấp dưới, thiếu trách nhiệm khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính… Các hành vi này đều có thể gây tổn hại đến doanh nghiệp, vi phạm đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nếu không được ngăn chặn, xử lý kịp thời.

Truy trách nhiệm nhân sự cấp cao 

Nói về việc truy trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, bà Duy nhấn mạnh ba khía cạnh: lao động, dân sự và truy trách nhiệm hình sự.

Đối với nhóm hành vi vi phạm về xung đột lợi ích, dưới khía cạnh lao động, bà Duy cho rằng cần có các biện pháp ngăn chặn hành vi kịp thời thông qua việc soạn thảo các ràng buộc cho lãnh đạo cấp cao trong nội quy lao động, các quy chế, chính sách nội bộ của doanh nghiệp, và trong hợp đồng lao động, chẳng hạn như quy chế ứng xử với khách hàng khi được chào mời nhận hoa hồng. Điều này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp khi xảy ra xung đột với nhân sự cấp cao.

Giai đoạn ngăn chặn sẽ là nền tảng vững chắc cho giai đoạn xử lý hành vi vi phạm. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp chưa có nền tảng này thì vẫn có thể truy trách nhiệm lãnh đạo cấp cao trên nền tảng của luật định theo điều 71, 83 và 165 của Luật Doanh nghiệp về quản lý công ty.

Đầu tiên là tuỳ vào hành vi để chủ động áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật như: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng và cách chức. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng trình tự thủ tục để tiến hành kỷ luật. Ở hình phạt nặng nhất là sa thải thì doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc xác định hành vi vi phạm của nhân sự cấp cao để tránh sa thải trái luật, phải tuân thủ điều 125 và 126 Bộ luật Lao động.

Theo đó, doanh nghiệp có thể sa thải người lao động khi họ có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động.

Hình thức sa thải cũng có thể áp dụng với hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bà Duy nhấn mạnh tầm quan trọng của thoả thuận bảo mật thông tin trong giai đoạn ngăn chặn. Thoả thuận này có thể đưa vào một điều khoản trong hợp đồng lao động, quy chế riêng biệt hoặc thoả thuận biệt lập với hợp đồng lao động. Khi ký thoả thuận, cần lưu ý thời hạn và bồi thường của nhân sự cấp cao.

Bà Duy cho biết, trước đây, khi khởi kiện một vụ án truy trách nhiệm nhân sự cấp cao tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, toà án thường tập trung vào thiệt hại của doanh nghiệp trong khi việc tính toán vô cùng khó vì không có những con số cụ thể như vụ giám đốc người Nhật gây thiệt hại 65 triệu đồng kể trên. Các vụ án người sử dụng lao động kiện thường yếu thế do khiếm khuyết về chứng cứ và chứng minh thiệt hại.

Tuy nhiên, một vụ án mà bà Duy phụ trách vào tháng 3/2023 đã thành công ở toà sơ thẩm và phúc thẩm khi thuyết phục được hội đồng xét xử trong việc không chứng minh thiệt hại mà chứng minh bằng con số liên quan đến việc nhân sự cấp cao thành lập công ty, lấy khách hàng, nhà cung cấp và người lao động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp này đã có được bản án sa thải thành công.

Luật sư điều hành Lac Duy & Associates lưu ý, không vội đi kiện khi nhân sự cấp cao còn quan hệ lao động vì không đúng quy định. Một tổng giám đốc khi còn trong quan hệ lao động với công ty ở Đà Nẵng bị phát hiện tới hàng loạt hành vi: mua hàng với giá cao hơn thị trường, bán hàng của doanh nghiệp với giá thấp hơn thị trường, tính lãi, trả lãi chậm cho nhà cung cấp và trả lương trả thưởng không tuân theo hợp đồng lao động. Doanh nghiệp thắng ở toà sơ thẩm nhưng khi lên xét xử phúc thẩm thì vụ án bị đình chỉ. Lý do là công ty này không đủ điều kiện khởi kiện do đã không thực hiện giai đoạn xử lý bồi thường theo khoản 3 điều 130 Bộ luật Lao động.

Như vậy, khi xử lý nhóm hành vi này, doanh nghiệp cần xử lý theo trình tự, thủ tục xử lý việc bồi thường thiệt hại theo điều 130 và xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải theo điều 125 Bộ luật Lao động nếu nhân sự cấp cao vẫn còn trong quan hệ lao động. Doanh nghiệp chỉ xử lý theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật khác có liên quan sau khi đã chấm dứt hợp đồng lao động.

“Nếu không có bảo mật thông tin với nhân sự cấp cao thì cũng có thể áp dụng điều 71, 83 và 165 Luật Doanh nghiệp về quản lý công ty để truy trách nhiệm. Tuy nhiên, hoàn hảo nhất là doanh nghiệp nên có thoả thuận hợp đồng về trách nhiệm quản lý với nhóm nhân sự cấp cao vì bảo mật thông tin quá quan trọng”, bà Duy nói.

Xém xét các hành vi vi phạm về xung đột lợi ích dưới khía cạnh hình sư, bà Duy liệt kê ba tội vẫn áp dụng cho các doanh nghiệp ngoài nhà nước.

Một là tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản. Chẳng hạn, lãnh đạo ngân hàng thành lập công ty sân sau đi vay vốn ở ngân hàng đó một cách dễ dàng hơn nhờ được giảm bớt nhiều điều kiện. Nếu công ty sân sau không trả được tiền khi đến hạn, bỏ trốn… thì có thể bị xét tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản và có thể bị phạt kịch khung là 20 năm tù.

Hai là tội tham ô tài sản theo điều 353 Bộ luật Hình sự. Ba là tội nhận hối lộ theo điều 354 Bộ luật Hình sự. Cả hai tội này nếu bị phạt kịch khung sẽ là tử hình.

Đối với nhóm hành vi ưu ái do có quan hệ tình cảm/quan hệ khác với nhân viên cấp dưới, dưới khía cạnh lao động, bà Duy nhấn mạnh việc quy định rõ trong nội quy lao động và/hoặc hợp đồng lao động. Trong đó, yêu cầu nhân sự cấp cao cung cấp đầy đủ thông tin về các mối quan hệ nêu trên cũng như cập nhật hàng năm nếu có phát sinh.

Tương tự, đối với các hành vi thiếu trách nhiệm quản lý khiến doanh nghiệp bị cơ quan chức năng xử phạt hành chính, bà Duy lưu ý giai đoạn ngăn chặn với việc đưa ra các quy định trong nội quy lao động; các quy chế, chính sách nội bộ của doanh nghiệp và hợp đồng lao động.

Ở giai đoạn xử lý hai nhóm hành vi này, doanh nghiệp nên tập trung ở các hình thức: khiển trách, cách chức hoặc kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng.

Dưới khía cạnh dân sự, doanh nghiệp xem xét thiệt hại mà các hành vi này gây ra và căn cứ vào hợp đồng trách nhiệm, điều lệ công ty và trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp quy định tại điều 71, 83, 165 của Luật Doanh nghiệp 2020 để đưa ra các yêu cầu về mức phạt và mức bồi thường thiệt hại (nếu có).

Việc sa thải chỉ diễn ra nếu nhân sự đó có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.

Bà Duy lưu ý, khi xử lý khủng hoảng nhân sự cấp cao phải cực kỳ cẩn trọng, nhanh và gọn. Thay vì tập trung nhiều thủ tục như đối với nhân sự bình thường có thể kéo dài hàng tháng trời, doanh nghiệp cần bằng mọi cách chặt đứt ngay lập tức tác động của nhân sự cấp cao để ổn định nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp.

Đa phần khi đơn phương chấm dứt quan hệ lao động với nhân sự cấp trung trở xuống thì doanh nghiệp tìm các phương án xử lý cho đúng luật, nhưng với nhân sự cấp cao vi phạm còn đặt nặng trách nhiệm bồi thường. Lưu ý với những người làm nhân sự (HR) của doanh nghiệp có nhân sự cấp cao vi phạm, bà Duy cho rằng cần hỏi lãnh đạo doanh nghiệp về việc có truy trách nhiệm bồi thường, dân sự và thậm chí có truy hình sự với nhân sự đó hay không.

Khi doanh nghiệp phải xử lý nhân sự cấp cao có hành vi vi phạm, cần có các văn bản được chăm chút và thông báo để bình ổn người lao động trong bội bộ doanh nghiệp, văn bản khác gửi đến nhà cung cấp để khẳng định doanh nghiệp vẫn ổn và một thông báo khác gửi khách hàng.

Quỳnh Chi – TheLEADER