Cải thiện năng lực làm việc cho nhân viên thông qua đánh giá công việc và đào tạo nhân viên

10/08/2017
Posted by: admin
Category: Quản trị Điều hành

(HR) Bất kể kích cỡ của công ty bạn như thế nào và bất kể ngành nghề nào mà công ty bạn đang hoạt động, để thành công bạn cần xác định những lĩnh vực mà bạn đang làm và không ngừng cải thiện nó. Phát triển các kỹ năng và năng suất của nhân viên làm việc trong công ty của bạn là một việc làm quan trọng bởi vì các kỹ năng mới có thể cải tiến được năng suất lao động, mang lại sự cạnh tranh và lợi nhuận cho công ty. Việc so sánh các kỹ năng mà ban có với các kỹ năng mà bạn cần để đạt được mục tiêu kinh doanh là một bước quan trọng nhằm tăng cường việc thực thi công việc của nhân viên.

Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau để nâng cao việc thực thi của nhân viên như là: đào tạo, khuyến khích nhân viên. Sau đây sẽ hướng dẫn phương thức đánh giá việc thực thi của công ty bạn như thế nào, xác định và hạn chế khoảng trống giữa các kỹ năng như thế nào và bắt đầu lấp các khoảng trống từ đâu để nâng cao khả năng làm việc của nhân viên.

Những vấn đề đó là:

Năng suất nguồn nhân lực là gì?

Thông thường, năng suất được dùng để chỉ mối quan hệ giữa những gì bạn đặt vào doanh nghiệp (đầu vào) và kết quả cuối cùng (đầu ra). Tuy nhiên, liên quan đến nguồn nhân lực, sẽ rất khó để đo được, xác định được và hiểu được năng suất.

Những thứ ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên là kỹ năng, đặc điểm và thái độ. Việc này bao gồm đào tạo và năng lực, động cơ thúc đẩy, sáng kiến, kỹ năng làm việc theo nhóm, chú ý đến chi tiết, đánh giá, khả năng làm nhiều việc khác nhau, kỹ năng giao tiếp, thái độ chung và đặc tính làm việc.

Bạn có thể sẽ tuyển dụng những người đã từng được đào tạo với những kỹ năng mà bạn cần, nhưng sau đó họ lại không có động cơ thúc đẩy hoặc sự chú ý đến chi tiết, có thể tạo ảnh hưởng xấu đến năng suất của doanh nghiệp nói chung. Bên cạnh đó, nếu một nhân viên với động cơ thúc đẩy cao nhưng lại không có kỹ năng đánh giá và không có phẩm chất sáng tạo, doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên yếu kém bất kỳ lúc nào bạn không trực tiếp chỉ đạo các hoạt động.

Vì vậy điều quan trọng đối với bạn không chỉ là xác định những kỹ năng phù hợp của các nhân viên tiềm năng, mà còn phải phát triển và thúc đẩy những kỹ năng trong môi trường việc làm. Thành lập một nền văn hoá tổ chức rõ ràng sẽ có ảnh hưởng đến thái độ và đông cơ thúc đẩy của nhân viên và là một phương pháp tốt để duy trì tiêu chuẩn thống nhất.

Tại sao bạn cần quan tâm đến vấn đề năng suất?

Một trong những mục tiêu của công tác quản lý nguồn nhân lực là nâng cao năng suất của người lao động. Khi bạn quan tâm đến năng suất của người lao động, bạn cần biết về năng lực và động cơ của nhân viên và sau đó ra quyết định kịp thời để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của công ty.

Lời khuyên và sự hỗ trợ có thể giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu suất thông qua việc cải tiến quá trình và đánh giá cách thức sử dụng nguồn lực có sẵn. Người ta công nhận rằng việc cải tiến quá trình và việc đánh giá thông qua các nguồn lực có sẵn là bước đầu để tăng lợi nhuận và tạo khả năng phục vụ mức hàng hoá đươc bán ra tăng lên.

Năng suất trong loại hình kinh doanh của công ty bạn và trong ngành nghề bạn

Để có thể đưa ra quyết định và đánh giá về các mức năng suất giữa các nhân viên, bạn cần phải biết những mức năng suất nào là thực tế và có thể đạt được. Bạn cần phải tiến hành một vài nghiên cứu thị trườngđể tìm hiểu thêm về các doanh nghiệp khác cũng có cùng công việc kinh doanh giống bạn và so sánh năng suất của cùng một loại sản phẩm với họ.

Ví du, nếu bạn là chủ của một công ty sản xuất áo quần với 30 nhân viên, bạn cần phải thu thấp những thông tin liên quan đến:

– Các công ty sản xuất quần áo khác với cùng độ lớn
– Các công ty sản xuất quần áo lớn gấp rưỡi hoặc gấp đôi của bạn
– Những công ty có cùng độ lớn với công ty bạn những sản xuất các mặt hàng khác như giầy dép, túi, và các loại đồ đạc mềm

Nghiên cứu này là vô giá và sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định quan trọng để làm thế nào nâng cao năng suất và cải thiện chiến lược kinh doanh. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng nếu bạn sử dụng 50 nhân viên hoặc nhiều hơn, bạn có thể đạt được năng suất cao hơn rất nhiều. Điều này có thể giúp bạn quyết định vay thêm tiền để đầu tư vào việc phát triển nhanh chương trình với mục tiêu chuyển sang mức năng suất cao hơn.

Đánh giá việc thực thi của nhân viên:

Tại sao phải đánh giá thực thi công việc của nhân viên?

Để giám sát và đánh giá nhân viên của bạn làm việc như thế nào cần đưa ra mục tiêu rõ ràng, lý tưởng là các mục tiêu thực thi có thể xác định được số lượng. Vì vậy, nhân viên có thể hiểu được bạn mong đợi gì ở họ.

Xác định mục tiêu thực hiện cho nhân viên sẽ giúp bạn:

– Bảo đảm rằng mọi đóng góp của nhân viên là phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty
– Giúp nhân viên hiểu rõ hơn mục tiêu và vai trò của họ trong công ty
– Giúp nhân viên nhận biết được họ được đánh giá
– Tạo ra các tiêu chuẩn để đo lường số lượng và chất lượng công việc của nhân viên
– Giám sát sự thành công của công ty
– Xác định cách thức điều hành kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn nữa
– Xác định cách thức để mở rộng kinh doanh

Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ giúp bạn đánh giá nhân viên dựa trên các mục tiêu đã đề ra. Nó mang lại cho bạn cơ hội nhận được những ý kiến phản hồi có tính chất xây dựng và khen ngợi những nhân viên làm việc tốt mà lần lượt làm họ được đánh giá. Nó cũng đưa ra các cơ hội để:

– Nêu ra vấn đề
– Thảo luận những điểm yếu hiển nhiên
– Tìm ra giải pháp
– Cuối cùng, nó sẽ cho bạn cơ hội để xác định thêm các mục tiêu cho nhân viên.

Tiến hành công tác đánh giá việc thực thi công việc như thế nào ?

Người quản lý bộ phận thường tiến hành công việc đánh giá. Họ có điều kiện tiếp xúc hàng ngày và có hiểu biết về công việc của nhân viên. Rất nhiều công ty cũng thích các cán bộ quản lý cao cấp xem xét kết quả đánh giá và vì vậy cho đến nay họ vẫn được giao nhiệm vụ đánh giá quá trình công tác của nhân viên.

Một phương thức khác nữa đó là chương trình đánh giá 360 độ với sự tham gia của rất nhiều người thực hiện việc tiếp xúc với nhân viên và đưa ra bản thông tin phản hồi về việc thực thi công việc của họ. Quá trình này có sự tham gia của quản lý bộ phận, người có cùng cấp bậc, nhân viên làm việc dưới quyền của họ, và trong một số trường hợp thậm chí có cả khách hàng và nhà cung cấp. Nó có thể tạo ra một bức tranh toàn cảnh về việc nhân viên thực thi công việc như thế nào. Tuy nhiên nó cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian và chi phí thực hiện và nó cần được thực hiện một cách thận trọng.

Công tác chuẩn bị:

Khi điền vào các phiếu đánh giá, cố gắng không coi trọng quá khứ gần đây. Hãy ghi lại các công việc đã làm trong năm bao gồm những sự kiện mà nhân viên được khen ngợi hoặc gặp những vấn đề trong công việc. Luôn chắc chắn một điều là nhân viên biết cái họ mong muốn trước và đồng thời đề nghị họ chuẩn bị.

Phỏng vấn

Tiến hành công tác đánh giá đáp ứng được càng nhiều ích lợi càng tốt:

– Lên kế hoạch có đủ thời gian cho phỏng vấn đánh giá
– Bảo đảm là căn phòng bạn dùng để phỏng vấn là thoải mái và bạn không bị quấy rối
– Khởi đầu bằng những lời khen ngợi
– Sử dụng phiếu đánh giá như đã hướng dẫn trong cuộc họp
– Thảo luận bất kể mục tiêu nào đã được đưa ra vào buổi đánh giá gần đây nhất và bằng cách nào họ đã đạt được mục tiêu đó – chắc chắn đó là cuộc thảo luận 2 chiều
– Ghi nhớ rằng bất cứ một lời phê bình nào đều mang tính xây dựng
– Cùng nhau thống nhất thêm các mục tiêu
– Chắc chắn là nhân viên hiểu được các bước tiếp theo như là xem xét lại vấn đề lương hoặc các chương trình đào tạo
– Quá trình tiếp tục

Cung cấp cho nhân viên một bản viết về các mục tiêu mới của họ và cũng lưu giữ một bản trong hệ thống hồ sơ cá nhân. Một số công ty cũng cung cấp cho nhân viên của mình một bản nhận xét đánh giá của người đánh giá. Trong bất kỳ trường hợp nào, nhân viên đều có quyền được xem phần nhận xét hoặc đánh giá của người quản lý trực tiếp mình. Cơ hội này tạo cho nhân viên quyền được khiếu nại nếu họ không đồng ý với phần đánh giá và họ có quyền lưu giữ bản nhận xét đó trong tập tài liệu của mình.

Để chương trình đánh giá đạt hiệu quả cần:

– Đảm bảo là các nhà quản lý cấp cao đưa ra ý kiến đánh giá
– Tham khảo ý kiến của các nhà quản lý, nhân viên và đại diện của hội những người lao động về việc thiết kế và thực hiện hệ thống đánh giá trước khi ban hành
– Thường xuyên giám sát chương trình
– Tiến hành đào tạo thích hợp cho những nguời làm công tác đánh giá để họ có thể đánh giá công bằng và đúng mục tiêu và tiến hành phỏng vấn đánh giá hiệu quả
– Xây dựng chương trình càng đơn giản và minh bạch càng tốt

Sử dụng kết quả đánh giá thực thi công việc như thế nào?

Một hệ thống đánh giá tốt có thể đủ để khuyến khích nhân viên. Nhân viên được khuyến khích rất có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn và mang lại hiệu quả cao hơn. Bạn cũng có thể liên kết hệ thống đánh giá của bạn với các quyết định về tiền lương, tiền thưởng và các khoản tiền khuyến khích nhân viên khác nữa.

Ông chủ và các nhà quản lý của công ty muốn sử dụng kết quả đánh giá thực thi cho các mục đích khác nhau như là xem xét nguồn nhân lực, đào tạo, khuyến khích nhân viên, trả lương và quyền lực. Hệ thống đánh giá và trao phần thưởng thường có mối quan hệ rất gần gũi nhưng việc xem xét thực hiện chúng là việc phỏng vấn riêng lẻ. Mặt khác, vấn đề tiền có thể làm vẩn đục vấn đề thực thi.

Dựa trên mức thực thi tổng quát mà các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định liên quan đến việc tăng lương cho nhân viên như sau:

Thực thi dưới mức trung bình – Không tăng lương
Thực thi đạt mức trung bình – Tăng lương 2%
Thực thi trên mức trung bình – Tăng lương 3%
Thực thi xuất sắc – Tăng lương 5%

Hơn nữa, việc xem xét trao thưởng cho nhân viên bằng cổ phiếu của công ty – theo mức càng thực thi công việc tốt thì số lượng cổ phiếu càng nhận được nhiều. Nghĩa là nó nằm trong lợi ích tài chính của họ đối với công ty để làm tốt và giá cổ phiếu sẽ tăng. Đồng thời việc nhân viên thực thi công việc tốt và tự nguyện nhận thêm trách nhiệm có thể được xem xét để thăng tiến.

Xem xét việc trao thưởng có thể là cách tuyệt vời để khuyến khích nhân viên nhưng cần phải thận trọng. Tuy nhiên, chúng cũng có thể mang lại kết quả ngược lai sự mong đợi nếu không có sự quan tâm thích đáng. Có một số nguyên nhân gây tranh cãi nếu như nhân viên nhận ra rằng có một số người được trao phần thưởng nhiều hơn những người khác. Bạn cần giám sát cẩn thận chương trình trao thưởng để chắc chắn rằng chúng có ảnh hưởng mà bạn đã hy vọng. Chúng phải công bằng và tất cả nhân viên cần được đối xử công bằng.

Xây dựng hệ thống đánh giá thực thi công vệc như thế nào?

Có 4 nhân tố chính để xây dựng một hệ thống đánh giá thực thi công việc tốt:

* Xây dựng mục tiêu – quyết định cái mà bạn mong muốn từ nhân viên của mình và thống nhất được những mục tiêu với họ. Nếu phù hợp, hãy lên kế hoạch thực hiện chúng.
* Quản lý việc thực thi công việc – cung cấp cho nhân viên các công cụ, nguồn lực và chương trình đào tạo cần thiết để họ thực hiện công việc được tốt. Nếu phù hợp, hãy lên kế hoạch thực hiện chúng.
* Tiến hành công tác đánh giá – giám sát và đánh giá việc thực thi của nhân viên, thảo luận những đánh giá đó với họ và thống nhất mục tiêu cho tương lai.
* Đưa ra các chương trình trao thưởng – xem xét việc thưởng lương và/ hoặc thăng chức cho nhân viên dựa trên kết quả đánh giá và quyết định việc xử lý những người làm việc không tốt như thế nào. Tuy nhiên, có thể sẽ có những nguy cơ cũng như lợi ích của mối liên hệ giữa trao thưởng và thực thi công việc.

Việc đánh giá công việc thường diễn ra như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp đã tiến hành công tác đánh giá sau một thời gian xác định đối với các nhân viên mới hoặc đối với những nhân viên có thay đổi công việc trong khuôn khổ công ty. Sau đó, việc đánh giá một hoăc hai lần trong năm được coi là đủ.

Làm đúng ngay từ bước đầu

Hệ thống đánh giá thực thi công việc sẽ chỉ được đưa vào hoạt động nếu như bạn lập kế hoạch và thực hiện một cách đúng đắn. Hãy xem xét những điểm dưới đây:

– Bạn biết chắc chắn nhân viên của mình tham gia làm công việc gì. Bản mô tả công việc viết tay là có ích. Việc tiến hành đánh giá công việc, hoặc phân tích và xếp loại công việc trong công ty có thể giúp bạn tập trung vào xem xét nhân viên đã thực hiện như thế nào .
– Xây dựng hệ thống đánh giá đơn giản, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
– Thiết kế các phiếu đánh giá để các kết quả đánh giá được viết tay theo một khổ tiêu chuẩn.
– Bảo đảm tất cả các nhà quản lý đều tận tâm với hệ thống.
– Thông báo cho nhân viên. Thảo luận với nhân viên, hội những người lao động nếu thích hợp trước khi thực hiện hệ thống đánh giá.
– Hiểu biết về Điều lệ Tư vấn và Thông tin 2004 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có hơn 150 nhân viên và sẽ áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp có hơn 50 nhân viên từ tháng 4/2008. Điều lệ quy định nhân viên có quyền được biết và bàn bạc về những thay đổi về công việc.
– Một khi hệ thống đã thích hợp, hãy thông báo cho nhân viên bằng văn bản giấy tờ. Hãy giảng giải về mục đích của nó và nó có ý nghĩâ như thế nào đối với họ. Tính cả thông tin về hệ thống đánh giá trong bất kỳ thông tin về nhân viên điều độ mới nào.
– Ghi lại những đánh giá là việc làm cần thiết nhằm cung cấp những ý kiến phản hồi cho nhân viên và cho phép thêm các nhà quản ý cấp cao giám sát tính hiệu quá của công tác đánh giá.

Bản mô tả công việc giúp nhân viên tập trung vào thực thi công việc của mình và tránh được những đánh giá của người khó tính.

Một số công cụ đánh giá:

* Đánh giá – Các nét đặc trưng của nhân viên được đánh giá theo các tiêu chí từ xuất sắc cho xuống đến không thể chấp nhận được
* So sánh với mục tiêu – Nhân viên và các nhà quản lý thống nhất được mục tiêu. Việc đánh giá dựa trên việc nhân viên có đáp ứng những mục tiêu này như thế nào
* Phần chỉ trích – Đưa ra những nhận xét về những gì đã làm được và chưa làm được của nhân viên trong một giai đoạn nhất định
* Báo cáo tường thuật – Người đánh giá sẽ nhận xét phần thực thi công việc của mỗi cá nhân
* Mức đánh giá – Một nhóm các mức đánh giá được đưa ra đối với từng loại công việc

Tăng cường thực thi bằng hoạt động đào tạo :

Đánh giá nhu cầu đào tạo như thế nào ?

Đánh giá nhu cầu đào tạo là một cách xác định hiệu quả những khoảng trống giữa các kỹ năng mà công ty bạn cần và những kỹ năng mà nhân viên của bạn hiện có. Nó thu thập các thông tin để xác định những lĩnh vực mà nhân viên có thể nâng cao năng lực thực thi. Bạn có thể sử dụng các cuộc điều tra từ nhân viên, những quan sát từ phía nhà quản lý và những nhận xét của khách hàng, thông qua các cuộc họp của công ty và việc kiểm tra để thu thập thông tin.

Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể giúp bạn phân loại các mục tiêu của bạn trong việc thực hiện công tác đào tạo cho nhân viên. Điều này không đảm bảo chắc chắn là có thể dùng tiền cho việc đào tạo mà sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu.

Để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo, bạn cần:

– Phân tích mục tiêu kinh doanh của công ty và những kỹ năng yêu cầu để đáp ứng mục tiêu đó
– Xác định xem bạn có thay đổi sản phẩm và phương thức kinh doanh hay không và những thông tin nào hoặc đào tạo những nhân viên nào sẽ là cần thiết để đạt được hiệu quả trong công việc
– Đánh giá xem bạn muốn đào tạo những đối tượng nào và cách nào để đạt hiệu quả tối đa
– Xây dựng cách để nhân viên chấp nhận tối đa và kết hợp đào tạo và phương pháp học được ưa thích – muốn biết thêm thông tin về phương pháp học, vui lòng xem phần hướng dẫn về phương pháp đào tạo phù hợp với nhân viên của ban
– Đánh giá nhu cầu đào tạo đúng thời điểm và quyết định những gì mà công ty bạn có thể và không thể cung cấp theo cách tiến hành đào tạo trong một tổ chức, tài trợ và cung cấp thời gian
– Đánh giá xem nhà tư vấn nào hoặc nhà cung cấp dịch vụ đào tạo nào có thể đáp ứng
– Đưa ra quyết định về loại hình đào tạo nào phù hợp nhất đối với nhu cầu của bạn – để biết thêm thông tin, vui lòng xem phần hướng dẫn về phương pháp đào tạo phù hợp với công ty bạn
– Việc đánh giá khoảng trống giữa các kỹ năng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp là cần thiết, bao gồm cả bộ phận quản lý cấp cao và bản thân cả bạn nữa nếu bạn là ông chủ ở công ty. Bạn cũng cần phát triển các kỹ năng chuyên môn và quản lý cùng với sự phát triển của công ty.

Nhu cầu đào tạo xuất hiện ở những nơI có khoảng trồng giữa kiến thức, kỹ năng yêu cầu với những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên hiện đang có. Khoảng trống được xác định thông qua quá trình phân tích nhu cầu đào tạo. Người quản lý cũng có thể thực hiện đào tạo để đáp ứng nhu cầu hiện tại và trong tương lai của công ty, hoặc tuyển dụng và thuê những người có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết đặc biệt.

Bạn cần quan tâm đến chu kỳ đánh giá nhu cầu đào tạo như sau:
Tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo thường xuyên
Tuân thủ nhu cầu đào tạo với chiến lược kinh doanh của công ty
Xem xét những mong đợi của nhân viên
Xác định nhu cầu đào tạo cho các cá nhân và nhóm làm việc đối với các tiêu chuẩn ngành và nghề nghiệp
Tiến hành phân tích chi phí / lợi nhuận trước khi đưa ra bất kỳ chương trình đào tạo nào

Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp như thế nào

Mỗi người có một phương pháp học khác nhau. Phương pháp đào tạo của bạn mà thích hợp với phương pháp học tập của nhân viên sẽ giúp cho việc nâng cao hiệu quả học tập và giảm chi phí đào tạo.

Hãy thông báo với nhân viên của mình để xác định phương pháp đào tạo được ưa thích trong chương trình phát triển cá nhân. Chương trình phát triển cá nhân là một công cụ để nhân viên có thể sử dụng để xác định mục tiêu đào tạo của họ và xác định các bước để đạt được các mục tiêu đó, bao gồm các thông tin về nguồn lực đào tạo có thể đáp ứng những mục tiêu này và những lợi ích mà nhân viên mong đợi từ những chương trình đào tạo này. Bạn cần trao đổi với từng nhân viên về mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong bản kế hoach hoặc bạn có thể thuê 1 tư vấn để làm phần việc này cho bạn.

Một khi bạn hiểu được nhân viên học như thế nào, bạn có thể đáp ứng được phương pháp đào tạo cho phù hợp với phương pháp học đó. Chẳng hạn như nếu một trong những nhân viên của bạn học thông qua quan sát và chất vấn thì theo dõi công việc sẽ là cách hiệu quả đối với người đó để học.

Đối với mục đích học tại nơi làm việc, phương pháp học được ưa thích của nhiều người có thể được phân loại thành kiểu chủ động và bị động.

Những mô hình đào tạo khác nhau dựa trên những phương pháp đào tạo khác nhau. Bảng dưới đây sẽ hướng dẫn phương pháp đào tạo được sử dụng trong mỗi một mô hình đào tạo:

Mô hình đào tạo Phương pháp đào tạo
Hướng dẫn Thực hành
Học qua mạng Sử dụng sáng kiến
Hội thảo Sử dụng sáng kiến/ phân tích
Quy nạp Nghe/ đặt câu hỏi
Theo dõi công việc Quan sát/ Đặt câu hỏi
Thu thập kinh nghiệm Khám phá
Thảo luận Nghe/ Đặt câu hỏi
Học hỏi công khai Sử dụng sáng tạo/ khám phá
Lớp học buổi tối Nghe/ đặt câu hỏi
Làm dự án Khám phá/ Thực hành
Cạnh tranh chất lượng Sử dụng sáng tạo/ khám phá
Hội thảo Xem xét/ Thưc hành
Mô phỏng Thực hành

Một nhân tố khác nữa có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn việc đào tạo cho nhân viên là việc xem xét một số đối tượng học hiệu quả hơn theo phương pháp học nhóm và một số khác lại thích học riêng lẻ.

Kiểm tra danh sách các hoạt động đào tạo khác nhau

Đưa ra những ý kiến tán thành và phản đổi đối với từng loại hình đào tạo trước khi quyết định bạn sẽ áp dụng loại hình đào tạo nào cho nhân viên của mình. Bạn cần xem xét chi phí, khoảng trống và thời gian cần thiết cho từng loại hình đào tạo.

Một nhân tố khác để xác định loại hình đào tạo phù hợp nhất là bạn có nghĩ là nó sẽ mang lại lợi ích từ việc bổ sung những ý kiến mới hay không, chẳng hạn như bạn có muốn chọn các khoá đào tạo từ một nhà cung cấp có tiếng hay không, hoặc bạn có muốn thiết kế tài liệu đào tạo trong một tổ chức hay không.

Sự lựa chọn về chương trình đào tạo cũng sẽ dựa trên cái mà bạn mong muốn nhân viên của mình học được từ đó và số lượng nhân viên mà bạn muốn đào tạo, chẳng hạn như:

– Tổ chức hội thảo là cách hữu ích để trình bày được một khối lượng lớn thông tin trước một số lượng lớn thính giả
– Tổ chức hội thảo cho phép nhiều người tham gia giải quyết vấn đề
– Đóng vai cho phép nhân viên học được qua việc thực hành cách giải quyết tình huống cụ thể
– Liệu bạn lựa chọn phương thức tự đào tạo hoặc cử nhân viên tham dự các chương trình đào tạo do các tổ chức bên ngoài cung cấp có thể dựa trên nguồn lực và tình hình cụ thể của công ty. Các khoá đào tạo bên ngoài thường chi phí đắt đỏ hơn và buộc nhân viên phải tách rời công việc mà nó có thể ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty.

Tuy nhiên, bạn không đủ những kỹ năng để tự đào tạo cho nhân viên của mình, chẳng hạn các khoá đào tạo do một người có chuyên môn chỉ có thể được chọn là giải pháp nếu bạn đào tạo cho nhân viên trong lĩnh vực ứng dụng phần mềm cụ thể.

Bạn cũng cần bảo đảm rằng nhân viên có quyền tiếp cận với các chương trình đào tạo, bao gồm: nhân viên trong biên chế, những người làm việc bán thời gian và những người không đủ năng lực. Lập kế hoạch về các khoá đào tạo trong giờ hành chính, trong suốt thời gian mà những người làm việc bán thời gian có mặt cho phép những người làm vệc bán thời gian và những người có cam kết hy sinh nhiều cho gia đình có thể tham gia.

Xem danh sách các hoạt động dưới đây để tìm ra hoạt động nào sẽ là có ích đối với doanh nghiệp của bạn.

Phương pháp đào tạo :

1. Huấn luyện: Thông qua việc đưa ra một vấn đề hoặc nhiệm vụ với người quản lý, nhân viên có thể tìm được một giải pháp hoặc có được phương pháp làm việc tốt hơn.

– Ưu: Chi phí thấp nếu tự thực hiện; Cụ thể được nhu cầu kinh doanh của bạn
– Nhược: Người quản lý cần biết dẫn dắt vấn đề; Có thể tốn nhiều thời gian

2. Học qua mạng : Nhân viên theo học trên mạng

– Ưu: Nhân viên tự học hỏi lẫn nhau một cách thích hợp nhất; Chi phí thấp
– Nhược: Các khoá học thường là chung chung hơn là cụ thể đối với nhu cầu của công ty

3. Các lớp học buổi tối: Tiến hành đào tạo thông qua việc tổ chức các lớp học buổi tối

– Ưu: Không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên
– Nhược: Có thể ảnh hưỏng đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên; Nhân viên có thể không hài lòng với việc tham gia các lớp học buổi tối và không thể tham dự.

4. Thảo luận : Một nhóm nhân viên tự đào tạo lẫn nhau dưới sự giám sát của một huấn luyện viên – tham gia cụ thể là việc giảng giải, ví dụ như đưa ra các kỹ năng và phương pháp, xem xét lại cái gì có khả năng xảy ra, xem xét những thay đổi

– Ưu: Nhân viên thực hành giải quyết vấn đề
– Nhược: Tốn thời gian, điển hình là mất ít nhất nửa ngày nếu như không nói là hơn nữa; Có thể gây ảnh hưởng tới công việc của công ty nếu nhiều nhân viên tham dự cùng một lúc; Tạo ra một khoản chi phí tốn kém nếu như bạn cử nhiều nhân viên tham dự hội thảo.

5. Study leave : Nhân viên được trả một khoản về việc đã tham dự khoá học và đã nhận được cứng chỉ của khoá học

– Ưu: Cả nhân viên và công ty đều được lợi; Có thể có một động cơ tuyển dụng tốt; Trợ giúp về thuế có thể có giá trị đối với chi phí của kkhoá học
– Nhược: Có thể gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định ai sẽ là người thích hợp

6. Induction : Phương thức chính thống và không chính thống trong việc giúp một nhân viên mới để nhanh chóng ổn định với công việc bằng việc giới thiệu họ với những người khác, với công ty

– Ưu: Có thể là chính thống hoặc không chính thống; Chi phí thấp; Tập trung vào nhân viên mới và những người bắt tay vào vai trò mới trong công tác
– Nhược: Có thể gây tốn kém một phần thời gian của người quản lý nếu có nhiều nhân viên thay đổi vào cùng một thời điểm

7. Job shadowing : Một nhân viên quan sát nhân viên khác bắt tay vào công việc của họ

– Ưu: Chi phí thấp; Cụ thể đối với công ty/ vai trò của họ

8. Công tác cố vấn : Cụ thể có nhiều quản lý cao cấp ủng hộ một người điều hành/nhà quản lý/giám đốc bằng việc đưa ra lời khuyên, ủng hộ và một diễn đàn để thảo luận vấn đề

– Ưu: Đưa ra chương trình phát triển cá nhân; Chi phí thấp
– Nhược: Hạn chế nhiều nhân viên cao cấp; Cho công tác cố vấn đạt hiệu quả, nhân cách và kinh nghiệm của người cố vấn và nhân viên cần được bổ sung

9. Networking/seminars : Nhân viên tham dự một hội thảo về một chủ đề cụ thể – điều này có thể ngay tại công ty, nhân dịp một sự kiện của ngành hoặc được tổ chức bởi một chuyên gia về đào tạo

– Ưu: Phương thức hữu hiệu là thu thập nhiều thông tin từ số lượng đông đào thính giả; Tại các sự kiện của ngành và tại các buổi hội thảo tổ chức bởi các chuyên gia đào tạo, nhân viên có thể trao đổi với những người ngang hàng với họ như là các đối thủ cạnh tranh/ đối tác
– Nhược: Nhân viên không thể thảo luận các vấn đề cụ thể trước các đối thủ; Khả năng giữ thông tin là ít nếu như có nhiều thông tin truyền tải tới nhân viên

10. Học từ xa : Nhân viên được đào tạo thông qua các khoá học được tổ chức bởi các cơ sở giáo dục như là Đại học Mở nhưng nó không yêu cầu nhân viên phải tham dự các môn học truyền thống

– Ưu: Tăng cường hệ thống mạng ; Nhân viên có thể chọn được cách học tiện lợi
– Nhược: Các khoá học có xu hướng chung chung hơn là cụ thể đối với nhu cầu kinh doanh của bạn

11. Mô phỏng/ Đóng vai : Thể hiện điển hình là nhân viên trong một phòng cụ thể (như là phòng bán hàng) cùng nhau nhập vai để giúp cho công việc của mình thông qua một tình huống có thể xảy ra (ví dụ như xuất hiện sự khiếu nại của khách hàng)

-Ưu: Nhân viên học qua việc thực hành và được chuẩn bị cho một tình huống có thể xảy ra tại nơI làm việc; Cụ thể đối với công việc kinh doanh; Có thể được dẫn dắt bởi một người quản lý

Tăng cường thực thi công việc bằng khuyến khích nhân viên

Điều gì khuyến khích nhân viên làm việc?

Cách thức mà nhân viên của bạn cảm nghĩ về công việc của họ và nơi làm việc của họ xác định việc họ được khuyến khích như thế nào. Có một mối quan hệ rõ ràng giữa việc thoả mãn công việc và năng suất làm việc.

Thoả mãn công việc một phần dựa trên việc trao thưởng hữu hình, chẳng hạn như một người được trả lương như thế nào và những phúc lợi mà họ nhận được là gì. Tuy nhiên, thoả mãn công việc cũng dựa trên văn hoá của một tổ chức. Điều này có nghĩa là những gì để phân biệt tổ chức của bạn và làm cho nhân của mình cảm thấy tự hào vì đã làm việc ở dó. Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên với:

– Công việc khác nhau và thú vị – có lẽ tạo cơ hội để họ có thể di chuyển
– Các chương trình đào tạo chất lượng cao và phát triển, chẳng hạn như khuyên skhích nhân viên theo đuổi các bằng cấp chuyên môn
– Một nền văn hoá “mở cửa” mà trong đó các nhà quản lý có thể dễ dàng tiếp xúc được
– Tôn trọng việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, chẳng hạn như đưa ra các cơ hội có thể làm việc một cách linh hoạt
– Công bằng tại nơi làm việc, bao gồm đưa ra các cơ hội cong bằng cho nhân viên
– Giao tiếp tiên phong và thường xuyên
– Đánh giá thực thi công việc một cách thường xuyên và phản hồi xác thực – trình bày lại cac smục tiêu kinh doanh và ghi nhận những đóng góp của nhân viên
– Yêu cầu các ý kiến phản hồi, hoặc là theo ý iến cá nhân hoặc là thông qua việc thăm dò ý kiến của nhân viên về việc họ hiểu được vai trò của họ như thế nào, những hỗ trợ mà họ có được và những cải tiến đối với doanh nghiệp
– Các cơ hội để hoà mình với các đồng nghiệp tại các sự kiện được tổ chức
– Việc ghi nhận và trao thưởng cho nhân viên đối với các ý tưởng hoặc những dề xuất có khả năng cạnh tranh

Khuyến khích nhân viên bằng việc đưa ra các mục tiêu

Nhân viên của bạn có thể được khuyến khích kh họ biết rõ ràng về mục tiêu nào đã thu hut họ vào làm việc cho công ty của bạn.

Để khuyến khích nhân viên bằng việc đưa ra các mục tiêu, bạn cần quan tâm hơn nữa những hoạt động dưới đây:

– Đưa ra các mục tiêu kinh doanh của công ty một cách rõ ràng. Khi đã đồng ý các mục tiêu thực thi với nhân viên của mình, trước tiên cần xem xét các mục tiêu của toàn công ty. Kh tham gia vào việc xây dung các mục tiêu của công ty, họ sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình để đạt được các mục tiêu đó và tham gia vào công tác hỗ trợ bạn trong việc phat triển công ty. Sau đó, đưa ra các các mục tiêu của công ty cho nhân viên và xác định những lợi ích mà họ có thể có được khi quyết định làm việc cho công ty bạn.
– Một số công ty phân biệt giữa các mục đích mà áp dụng đối với toàn bộ công ty và các mục tiêu mà có thể áp dụng đối với các cá nhân. Một mục tiêu đưa ra có thể làm tăng việc bán hàng bằng một số phần trăm nhất định qua một giai đoạn là 12 tháng. Mục tiêu của một nhân viên có thể là mang lại một khác hàng trong một tháng trong suôt giai đạn 12 tháng.

Các bước dưới đây có thể giúp bạn đưa ra các mục tiêu thực thi:

– Phân chia việc kinh doanh thành nhều lĩnh vực khác nhau như: bán hàng, sản xuất và hành chính. Những lĩnh vực này thường dược gọi là những lĩnh vực kết quả chủ chốt (KRA).
– Nghiên cứu bản mô tả công việc của nhân viên một cách tỉ mỉ và quyết định KRA nào phù hợp với công việc – có thể xẽ có sự chồng chéo một số KRA khác nhau.
– Trong mỗi môt KRA tương ứng, hãy tìm ra một số mục tiêu tương ứng đối với nhân viên.
– Để chắc chắn các mục tiêu là có ích, bạn có thể sử dụng hệ thống SMART. Điều này có nghĩa là chắc chắn được bầt kỳ mục tiêu nào dưới đây:

. Cụ thể
. Có thể đo lường được
. Có thể đạt được
. Mang tính thực tiễn
. Dựa vào thời gian

Chẳng hạn như thay vì “tăng sản lượng bán hàng” như là một mục tiêu đối với nhân viên bán hàng, bạn có thể đưa ra mục tiêu “tăng sản lượng bán hàng đối với các khách hàng mới khoảng 10% trong 6 tháng tới”.

Điều này nhằm vào các khách hàng mới nói riêng vì vậy nó là cụ thể. Việc đưa raviệc tăng phần trăm sản lượng là có thể đo lường được. Nó nằm trong khuôn khổ vai trò của nhân viên, vì vậy là có thể đạt được, và dựa trên các điều kiện thị trường và kinh doanh, nó sẽ là mang tính thực tiễn. Và giới hạn trong khoảng thời gian 6 tháng nghĩa là dựa vào yếu tố thời gian.

Khi thực thi khó có thể đo lường

Nếu các kết quả không dễ dàng xác định dược số lượng, hãy thử một hệ thống mà điểm số mà nhân viên gàng được từ một đến sáu dựa trên năng lực của họ trong từng lĩnh vực cụ thể. Đó là:

– Kỹ năng lãnh đạo
– Kỹ năng là việc theo nhóm
– Khả năng sáng tạo
– Tính linh hoạt
– Mục tiêu đối với nhân viên để đạt được việc tăng tỷ số của nhân viên.

– Đào tạo họ làm thế nào để đưa ra các mục tiêu SMART
– Thảo luận với nhân viên về các mục tiêu và giúp họ tìm ra cách thức để phù hợp với các mục tiêu cá nhân và mục tiêu của công ty.
– Hỗ trợ nhân viên về các điều kiện vật chất để đạt được mục tiêu của họ cũng như các mục tiêu của công ty
– Thảo luận với nhân viên để tìm ra cách thức tốt nhất để đạt được mục tiêu của họ và mục tiêu của công ty.

Khuyến khích nhân viên bằng việc tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu

Hầu hết các nhân viên đều mong muốn làm việc cho các công ty mà có được môi trường làm việc tốt và dễ chịu. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu họ có thể có được các mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp của mình và họ dược tôn trọng. Là ông chủ/ người quản lý của công ty, bạn có thể tạo ra được một môi trường làm việc dễ chịu thông qua các hoạt động dưới đây:

– Đưa ra các quy tắc/ quy trình làm việc rõ ràng trong công ty
– Xây dựng giá trị và văn hoá tốt cho công ty và truyền đạt cho nhân viên
– Tôn trọng những đóng góp của nhân viên và ghi nhận những xlợi ích mà nhân viên đã đóng góp cho công ty bằng các hình thức khác nhau
– Giúp nhân viên hiểu được và phối hợp với nhau để hoàn thành công việc một cách hiệu quả
– Tạo cho nhân viên cơ hội nêu ra những ý tưởng sán tạo cho sự phát triển của công ty và trao thưởng cho họ nếu đó là những ý kiến quý giá.
– Tôn trong sự khác nhau về đặc điểm cá nhân giữa các nhân viên trong công ty.
– Tìm hiểu thêm về những mong đợi của nhân viên và những lý do của họ khi quyết định làm việc cho công ty.
– Quan tâm hơn nữa đến gia đình của nhân viên, tổ chức các sự kiện cho gia đình của họ có thể tham gia và giúp họ tìm hiểu thêm về công ty của bạn
– Tổ chức các kỳ nghỉ và các nữa liên hoan cho gia đình của các nhân viên
– Cho nhân viên thêm một số tiền thưởng đặc biệt như học phí cho con của họ…

Khuyến khích nhân viên bằng việc áp dụng một hệ thống trao thưởng và khiển trách

Một hệ thống trao thưởng và khiển trách có thể là đủ để khuyến khcíh nhân viên của bạn. Các nhân vên được khuyến khích rất có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể kết hợp hệ thống trao thưởng và khiển trách đối với việc ra quyết định vêf lương, thưởng và các hình thức khích lệ nhân viên như là các chương trình được đóng góp cồ phần.

Các hệ thống trao thưởng là có mối quan hệ rất gần gũi nhưng việc xem xét để thực thi chúng lại là thông qua các phỏng ván đơn lẻ. Mặt khác, vấn đề tiền có thể làm vẩn đục vấn đề thực thi.

Lựa chọn một phương thức

Bạn sẽ thiết lập một hệ thống trao thưởng có liên hệ với hệ thống đánh giá.

Thưởng một lần – dựa trên sự kết hợp của phần trăm lương và mức độ nhân viên đạt được mục tiêu trong năm.

Tăng lương – dựa trên mức thực thi tổng thể, chẳng hạn như:

– Dưới mức trung bình – không tăng lương
– Đạt mức trung bình – tăng lương 2%
– Trên mức trung bình – tăng lương 3%
– Thực thi xuất sắc – tăng lương 5%
– Cần xem xét việc trao thưởng cho nhân viên bằng việc chia cổ phần trong công ty – việc họ thực thi càng tốt thì số lượng cổ phần càng nhiều. Điều này có nghĩa là nó nằm trong lợi ích về mặt tài chính cho công ty để thực hiệ và giá cổ phiếu sẽ tăng.

Thực thi tốt và sự sẵn lòng đảm nhận thêm trách nhiệm có thẻ buộc bạn phảI xem xét việc thăng chức cho một nhân viên.

Việc xem xét trao thưởng có thể là một cách rất hiệu quả nhằm khuyến khích nhân viên nhưng phảI hết sức cẩn thận. Tuy nhiên, chúng cũng có thể đem lại kết quả ngược với sự mong đợi nếu như việc quan tâm không thích đáng. Có thể là nguyên nhân gây tranh chấp nếu nhân viên nhận thấy rằng một số đối tượng được trao thưởng nhiều hơn so với các đồng nghiệp khác. Bạn cần giám sát các chương trình trao thưởng một cháh cẩn thận để đảm bảo rằng chúng sẽ cs những tác đọng như bạn đã mong đợi.

Chúng phải công bằng, và tất cả nhân viên cần được dối xử công bằng. Cần có sự quan tâm đặc biệt mầ việc trao thưởng không có sự phân biệt đối với các nhân viên.

Khuyến khích nhân viên bằng việc xây dựng nhóm làm việc

Bạn có thể xem xét những giai đoạn dưới đây trong việc phát triển nhóm làm việc trong công ty của mình:

– Xem xét các tiến độ kinh doanh cho đến thời điểm đó và quyết định hướng đI của nó.
– Đo lường việc thực thi trên thị trường đối với các đối thủ cạnh tranh của bạn, phân tích các điẻm mạnh, điểm yếu, cơ họi và thách thức, nói chung được gọi là phân tích SWOT để xác định khoảng trống giữài vị trí mà doanh nghiệp đang ở và cáI đích mà doanh nghiệp đang hướng tới.
– Phân tích mà doanh nghiệp cần và xem xét các điểm mạnh và điểm yếu nào mà cá nhân bạn đưa ra. .
– Học hỏi các kỹ năng và tham vọng của nhân viên và xem xét các kỹ năng khó xác định hơn như là chất lượng lãnh đạo.
– Đưa ra các ưụ tiên về việc giành được các kỹ năng còn thiếu và phân tích sự thích hợp của các kỹ năng sẵn có của các nhân viên đối với yêu cầu của doanh nghiệp.
– Đưa ra chương trình phát triển nhân viên để có thể bổ sung nhu cầu các ký năng còn thiếu và xem xét việc bố trí lại các trách nhiệm để tạo ra một nhóm xác thực hơn là một nhóm các nhà quản lý riêng rẽ.
– Kiểm tra lại các khoảng trống về các kỹ năng.
– Xem xét những lựa chọn như là các nhà tư vấn, ngồn lực bên ngoài, nhân viên hợp đồng, vv với việc phân tích chi phí/ lợi nhuận.
– Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên thường xuyên – rất có thể đây là cách tốt nhất để lập kế hoạch tiên phong trong việc tuyển dụng cho các vị trí trong tương lai và lường trước những khoảng trồng về kỹ năng.

Quantri.vn