Cuộc họp lý tưởng chỉ cần… 6 người

Lew Cirne – CEO của New Relic đã đưa ra nhiều quan điểm độc đáo khi bàn về phương pháp tổ chức cuộc họp và quản lý thời gian để giải phóng khả năng sáng tạo và tư duy.

Ở tuổi 45, Lew Cirne đang được xem là một trong những chuyên gia và doanh nhân hàng đầu trong lĩnh vực quản lý hiệu năng phần mềm (APM).

Công ty New Relic do ông sáng lập và điều hành vừa đạt mức doanh thu hơn 110 triệu USD trong năm tài chính 2015, tăng tới 75% so với 2014. Hiện tại, New Relic đang có gần 12.000 khách hàng doanh nghiệp, trong đó có rất nhiều tên tuổi trong giới khởi nghiệp lẫn doanh nghiệp lớn như Airbnb, GE Capital, Panasonic, Wizz Air…

Tổ chức họp: Số lượng không thể bù chất lượng

Quy tắc đầu tiên và quan trọng nhất của Cirne là giới hạn số lượng người trong cuộc họp. Khi tổ chức một cuộc họp, Cirne luôn nhìn qua chiếc bàn họp trong văn phòng của ông. Tại chiếc bàn này, chỉ có đúng 6 ghế ngồi. Nếu Cirne nhận ra rằng số người tham dự buổi họp nhiều hơn con số này thì ông sẽ lập tức điều chỉnh lại danh sách tham dự.

Theo Cirne, một cuộc họp có quá nhiều người tham gia sẽ dễ dàng làm cho mọi người bị mất tập trung cũng như mất hứng thú thảo luận. Trong trường hợp đó, nếu vị CEO tìm cách khơi dậy lại không khí bằng cách phát biểu nhiều hơn thì thậm chí còn phản tác dụng, vì khi ấy những người còn lại sẽ ngần ngại, không dám nói lên suy nghĩ của mình.

Ngoài ra, một cuộc họp đông người cũng sẽ dễ tạo ra không khí thụ động, nơi mọi người hay chuyển sang trạng thái lắng nghe hơn là sẵn sàng phát biểu.

Đừng để lịch họp lấy mất thời gian của bạn

Cũng với suy nghĩ “số lượng không thể bù chất lượng”, cứ mỗi quý Cirne lại kiểm tra kỹ lịch họp sắp tới của mình để bảo đảm là các cuộc họp mà ông tham gia đều phải có giá trị.

Theo ông, các CEO cũng như nhà quản lý cần phải đặt ra câu hỏi rằng: “Tôi có thực sự cần phải tham dự cuộc họp này để trao đổi với những người này hay không? Tại sao?” nếu muốn bảo vệ được thứ tài sản quý giá nhất của một CEO: thời gian.

Nhờ cách quản lý thời gian hữu hiệu như vậy nên Cirne luôn có thời gian để trực tiếp tham gia vào việc phát triển sản phẩm của New Relic. Hàng tuần ông đều dành riêng ra hai ngày thứ năm và thứ sáu cho việc lập trình cũng như tìm kiếm những giải pháp sáng tạo mới cho công ty.

Cho đến nay, Cirne đã có được 19 bằng sáng chế mang tên ông và được ông cũng được giới công nghệ ưu ái tặng cho biệt hiệu “CEO lập trình viên”.

Hãy tìm kiếm những con người có ngọn lửa đam mê

Theo Cirne, niềm vui mang lại từ việc sáng tạo là một điều tuyệt vời không chỉ đối với cá nhân ông, mà còn với cả đội ngũ nhân viên vì họ sẽ được truyền cho cảm hứng về tương lai của sản phẩm.

Vì vậy, câu hỏi phỏng vấn mà Cirne thường xuyên đặt ra nhất với các ứng viên xin việc tại New Relic là: “Hãy tưởng tượng ngày làm việc tuyệt vời nhất cuộc đời bạn, ngày mà bạn cảm thấy lâng lâng trên chín tầng mây trên suốt chặng đường lái xe về nhà. Điều gì đã làm cho bạn cảm thấy như vậy?”.

Theo Cirne, bất kỳ ai đam mê và cảm thấy tự hào về công việc mà họ đang làm chắc chắn sẽ là những người xuất sắc nhất và sáng tạo nhất ở công việc đó.