Lĩnh Lê/ POCD – Làm việc theo nhóm là một xu thế tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay, với mô hình này, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn để đạt mục tiêu chiến lược của mình. Tuy nhiên để có được các nhóm làm việc hiệu quả không hề đơn giản.
Bạn phải nắm rõ các quá trình xây dựng và phát triển nhóm như: tập hợp được những cá nhân xuất sắc, phân công nhiệm vụ phù hợp, gây dựng lòng tin, đảm bảo sự công bằng, thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Nhưng một vấn đề luôn làm bạn phải nặng đầu là làm thế nào để đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm! Khi bạn có được một phương pháp đánh giá bạn sẽ xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để có biện pháp nhằm cải thiện và phát triển nhóm một cách hiệu quả và khoa học nhất.
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn về phương pháp tiếp cận cũng như hệ thống lại các vấn đề mà có thể bạn đã bắt gặp chúng rải rác đâu đó trong quá trình làm việc. Khi bạn hoàn tất việc đánh giá này chúng tôi sẽ cung cấp thêm cho bạn các công cụ nhằm giúp bạn có thể cải thiện và phát triển các kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm.
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm và phát triển nhóm
Sau đây là 15 câu hỏi sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm và các vấn đề liên quan đến xây dựng, phát triển nhóm.
Với mỗi câu hỏi hãy khoanh tròn câu trả lời theo bạn là phù hợp nhất. Sau khi hoàn tất 15 câu dưới bạn sẽ đối chiếu số điểm đạt được với số điểm đánh giá ở bảng bên dưới để đánh giá hiệu quả làm việc nhóm của bạn.
Lưu ý: Một số câu trả lời được cho điểm từ 1-5 (từ thấp đến cao) và ngược lại từ 5-1 (cao đến thấp). Khi chọn câu trả lời bạn lưu ý đến mức độ của câu trả lời (Không có, Rất ít, Ít, nhiều, rất nhiều)
| Câu hỏi | Không | Rất ít | Ít | Nhiều | Rất nhiều | |
| 1. | Nhóm được trang bị kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực hoạt động của mình. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 2. | Các thành viên được đối xử công bằng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 3. | Các thành viên nhận được sự khuyến khích làm việc từ cấp trên. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 4. | Có nhiều sự bất mãn và tinh thần làm việc của nhóm xuống thấp. | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| 5. | Các thành viên không hiểu được các quyết định được đưa ra hoặc không đồng ý với các quyết định đó. | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| 6. | Các thành viên nhận được sự động viên của cấp trên để xây dựng các mối quan hệ tốt, một nhóm làm việc tốt. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 7. | Các thành viên nhận được nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 8. | Các cuộc họp của nhóm không hiệu quả và có nhiều chồng chéo. (Kỳ họp lần này với mục tiêu giải quyết các vấn đề của cuộc họp lần trước và lập kế hoạch cho cuộc họp lần sau). | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| 9. | Các thành viên được động viên và cam kết hướng đến mục tiêu chung, lãnh đạo nhóm giúp các thành viên hiểu được vai trò của mình | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 10. | Các thành viên thường nhận được các cơ hội để làm những công việc thú vị và nhiều thử thách để học hỏi và tự khẳng định mình | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 11. | Nhóm hiểu rõ được điều gì cần phải hoàn thành và làm thế nào để hoàn thành. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 12. | Vấn đề mâu thẫn và chống đối giữa các thành viên đang lan tỏa và dường như không có dấu hiệu nào cho thấy sẽ tốt hơn. | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| 13. | Các thành viên cảm thấy chưa được khen thưởng xứng đáng và họ không biết cấp trên kỳ vọng điều gì ở họ. | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
| 14. | Các thành viên cân bằng được các nhu cầu cá nhân/ mục tiêu cá nhân với nhu cầu/ mục tiêu chung của nhóm. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 15. | Mối quan hệ công tác giữa các thành viên không được tốt và thiếu sự điều phối.. | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
Kết quả
Bây giờ bạn cộng tất cả các con số mà bạn đã khoanh tròn.
| Điểm của nhóm: | Tối đa là 75 |
| Điểm | Kết quả |
| 46-75 | Xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một nhóm làm việc rất hiệu quả. Nếu điểm số của bạn thấp hơn 75, bạn nên xem xét nhóm của bạn còn điểm nào chưa được hoàn thiện và cần phải được cải thiện. Bên dưới sẽ cung cấp cho bạn một số công cụ cơ bản để bạn có thể xây dựng được một nhóm làm việc mạnh mẽ và hiệu quả nhất. |
| 31-45 | Nhóm của bạn làm việc khá hiệu quả, tuy nhiên chưa đồng bộ, nhóm của bạn cần hoàn thiện những điểm còn yếu |
| 15-30 | Đây là điều khiến bạn phải lo lắng nhưng bây giờ là thời điểm mà bạn có được cơ hội tuyệt vời để cải thiện hiệu quả công việc của nhóm. Hãy bắt đầu bằng những chỉ dẫn bên dưới! |
Sau đây là các điểm mà bạn cần lưu ý để có thể cải thiện/xây dựng/phát triển nhóm tốt nhất:
Sau khi bạn đã trả lời 15 câu hỏi của phần trước và xác định được nhóm của mình hiện đang nằm ở giai đoạn nào? điểm nào cần duy trì, điểm nào cần hoàn thiện thì sau đây là các điểm mà bạn cần lưu ý để có thể cải thiện/xây dựng/phát triển nhóm tốt nhất:
Về phát triển nhóm:
| Điểm | |
| Câu 1 | |
| Câu 11 | |
| Cộng | Tối đa 10 |
Bạn cần quan tâm đến câu hỏi số 1 và câu số 11 (tổng số điểm là 10). Ở điểm này bạn cần chú trọng vào việc đào tạo, huấn luyện cho nhóm nhằm đáp ứng nhu cầu công việc cũng như cho các thành viên thấy được những lợi ích thiết thực khi tham gia nhóm là có cơ hội học tập, nâng cao trình độ chuyên môn và thấy được hướng phát triển nghề nghiệp của mình.
Ngoài việc chú trọng vào huấn luyện đào tạo bạn cũng cần lưu ý xây dựng các quy định, quy trình làm việc, điều lệ hoạt động của từng dự án để các thành viên có thể nhanh chóng biết được họ phải làm gì và làm thế nào để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Phản hồi thông tin:
| Điểm | |
| Câu 2 | |
| Câu 13 | |
| Cộng | Tối đa 10 |
Bạn cần lưu ý câu 2 và câu số 13 (tổng số điểm là 10). Đây là một trong những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và công bằng, các thông tin phản hồi được truyền đạt đến đúng đối tượng, không gặp bất kỳ sự cản trở nào. Điều này sẽ giúp lãnh đạo nhóm nắm bắt kịp thời tiến độ của công việc cũng như những vấn đề cá nhân và có phương án giải quyết nhanh chóng.
Ngoài ra việc thưởng phạt nghiêm minh cũng sẽ rất quan trọng nhằm giúp các thành viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình và tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Đoàn kết và cùng hướng đến mục tiêu chung:
| Điểm | |
| Câu 3 | |
| Câu 7 | |
| Câu 9 | |
| Câu 10 | |
| Tổng cộng | Tối đa 20 |
Câu số 3, 7, 9 và số 10 (tổng số điểm là 20). Đây là yếu tố rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Bạn cần quan tâm xây dựng tình đồng đội ở các thành viên, hướng các thành viên đến mục tiêu chung, luôn tạo cơ hội để các thành viên tìm thấy sự thử thách trong công việc, luôn khuyến khích và động viên họ.
Quản lý mâu thuẫn:
| Điểm | |
| Câu 2 | |
| Câu 12 | |
| Câu 14 | |
| Tổng cộng | Tối đa 15 |
Câu số 2, 12 và số 14 (tổng số điểm là 15). Mâu thuẫn trong làm việc nhóm trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra do vô số những lý do như: Quan hệ cá nhân, sự bất công trong phân công công việc, thưởng phạt bất nghiêm, thông tin phản hồi không chính xác, quan niệm sai lệch về tính chất công việc… và công việc của lãnh đạo nhóm là phải có biện pháp phòng ngừa tốt nhất và giải quyết triệt để khi mâu thuẫn phát sinh, giải quyết bản chất của vấn đề. Ngoài ra lãnh đạo nhóm (nếu có thể) cần dành thời gian quan tâm đến tâm tư tình cảm của các thành viên để hiểu họ hơn.
Vai trò và cơ cấu nhóm:
| Điểm | |
| Câu 6 | |
| Câu 8 | |
| Câu 14 | |
| Câu 15 | |
| Tổng cộng | Tối đa 20 |
Câu 6, 8, 14 và 15 (tổng số điểm là 20). Sự khác biệt giữa những cách nhìn và cách thức làm việc tạo ra những đối thoại thú vị và những nhóm năng động. Một nhóm hiệu quả lợi dụng sự khác nhau tự nhiên này và phát huy tối đa hiệu quả bằng việc sắp xếp những người thích hợp vào những vị trí thích hợp. Do đó mỗi thành viên có một vai trò khác nhau trong nhóm nhưng phải đảm bảo các vấn đề về mối quan hệ công tác, sự điều phối trong quá trình làm việc phải luôn được chú trọng.
Một khi bạn xác định được điểm yếu và điểm mạnh của nhóm, bạn phải lên kế hoạch cụ thể để cải thiện các điểm yếu và tiếp tục phát huy các điểm mạnh. Hàng tháng đem ra đánh giá lại và bạn sẽ thấy được sự khác biệt!
Chúc bạn thành công
Lê Hồng Lĩnh