Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhận diện nguyên nhân gây mất tập trung

Chúng ta đều biết, một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc là sự tập trung. Hiệu suất làm việc tỷ lệ thuận với mức độ tập trung của bạn.

Bàn về cái gọi là “sự tập trung”, theo nữ doanh nhân, diễn giả, tác giả Shaa Wasmund (người Anh), “Mỗi khi có việc gì hay ai đó khiến bạn phân tâm, bạn phải mất trung bình 11 phút để lấy lại sự tập trung”.

Còn Brigid Schulte – phóng viên Washington Post, Giám đốc The Better Life Lab thuộc Trung tâm phi lợi nhuận New American thì đúc kết: “Không ai có thể hoàn thành đồng thời hai công việc với 100% khả năng tập trung”.

Vậy làm sao để tập trung tốt hơn? Theo các chuyên gia, bạn cần phải nhận ra nguyên nhân khiến mình bị mất tập trung, sau đó lập các chiến lược để loại bỏ chúng nhằm tìm lại khả năng tập trung.

Bạn sẽ không ngừng cải thiện khả năng tập trung nếu tư duy và loại bỏ một số việc sau trong cuộc sống. Đây là kinh nghiệm của những nhà tâm lý học, chuyên gia tâm lý, chuyên gia thiền, chuyên gia về hiệu suất và quản lý thời gian, nhà báo điều tra, doanh nhân, diễn giả, tác giả – được tổng hợp trong cuốn sách mang tên Real Focus do tạp chí Psychologies Magazine xuất bản (bản tiếng Việt của Thái Hà Books có tên Real Focus – Kiểm soát và bắt đầu cuộc sống bạn mong muốn).

Những yếu tố làm mất khả năng tập trung:

1/ Tâm lý nạn nhân

Than vãn là “căn bệnh” thường gặp ở hầu hết mọi người, kiểu như: Khổ thân tôi, tôi luôn bị quá tải; Cuộc sống của tôi căng thẳng quá… Những suy nghĩ mang tính tiêu cực này sẽ càng làm trầm trọng hơn tâm lý bị quá tải.

Nhận thấy cơ thể đang gặp nguy hiểm, đồng nghĩa với việc sinh ra cortisol, và đây là nguyên nhân khiến chúng ta xoay như chong chóng trong trạng thái làm việc không hiệu quả giữa một mớ bòng bong.

Hãy làm bảng nhật ký thời gian để xem thời gian của bạn sử dụng cho những việc gì và có cách nào để dành thêm ra hay không, vì vào cuối ngày, cho dù bạn chọn sống cuộc sống thế nào thì đôi khi chúng ta sẽ cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng. Vấn đề quan trọng là biết được mặt trái của những lựa chọn và nhận ra những điểm tích cực trong cuộc sống.

Hãy lập danh sách những điều đáng biết ơn trong ngày, liệt kê tối thiểu 3 sự việc tốt đẹp đã xảy ra trong ngày. Sau đó bạn sẽ biết cách có được chúng.

2/ Hứa hẹn quá nhiều

Sẽ là liều lĩnh nếu bạn nói “đồng ý” với mọi chuyện. Bạn sẽ lo lắng rằng nếu không đồng ý thì sẽ không bao giờ được đề nghị một lần nữa (còn gọi là nỗi sợ hãi bị bỏ lỡ), hoặc mọi người sẽ nghĩ bạn lười, hoặc mọi người sẽ không thích bạn.

Việc đảm nhiệm nhiều công việc hơn khả năng và thời gian của bạn không cho phép sẽ mang tới hiệu ứng domino: mức độ căng thẳng cao, đồng nghĩa với sự mất tập trung; khi bạn không thể hoàn thành hoặc làm tốt công việc, bạn có thể kéo những người khác vào rắc rối này.

Chuyên gia quản lý thời gian Mark Forster cho hay: “Ngày nay, bạn không nên hỏi “Tôi sẽ đảm nhiệm công việc gì” mà là “Tôi sẽ không đảm nhiệm công việc gì”. Do vậy hãy hỏi bản thân xem nếu nhận việc thì bạn có hoàn thành tốt được không.  Nếu không, bạn đang phá hủy công việc của mình và của người khác… Hãy làm việc mà bạn có thể đảm bảo tốt nhất”.

Hãy nói “không” ngay từ đầu.

3/ Lừa dối bản thân

Khi căng thẳng, tổn thương hay quá tải, chúng ta rất dễ tưởng tượng ra các câu chuyện phi thực tế trong đầu. Đây chỉ là cách chúng ta cố gắng làm mọi thứ có ý nghĩa. Những câu chuyện đó thường không thực và có thể phá hủy khả năng tập trung của chúng ta.

Laura Vanderkam – tác giả, diễn giả về các chủ đề thời gian, tài chính và hiệu suất công việc cho biết, khi viết cuốn sách I know how she does it, bà đã thực hiện phỏng vấn hàng trăm phụ nữ và hỏi họ về thời gian biểu. Bà cũng lắng nghe câu chuyện họ kể về cuộc đời. Điều bà nhận ra là họ thường không nói thật.

“Tôi đã gặp một người phụ nữ làm việc toàn thời gian trong một công việc yêu cầu cao, và cảm thấy tội lỗi về lượng thời gian mà họ dành để chăm sóc con cái. Họ nói với tôi rằng họ chẳng bao giờ chăm sóc con, nhưng trong thời gian biểu thì họ dành 35 giờ một tuần với bọn trẻ. Nếu dành 35 giờ tại công ty, bạn đã không nói mình chẳng bao giờ đi làm. Những câu chuyện này cho thấy tự chúng ta có thể hủy hoại lòng tự trọng, và thất bại”, Vanderkam giải thích.

Các nhà tâm lý học gọi đây là “Thiên kiến xác nhận”. Ví dụ, tôi nghĩ mình không bao giờ chăm con, nghĩa là các con đang phải chịu đựng thiệt thòi.

Hãy cẩn thận với những câu chuyện mà bạn tự nói với bản thân.

Vanderkam khuyên: “Nếu bạn đang tìm kiếm bằng chứng để chứng minh giả thiết của bạn, hãy đảm bảo rằng những giả thiết đó là tích cực”.

4/ Chủ nghĩa hoàn hảo

Chúng ta đều muốn có tiêu chuẩn cao, nhưng nếu bạn có xu hướng khiến mọi thứ hoàn hảo, thì nó có thể đánh mất sự tập trung của bạn và ngăn cản bạn làm những công việc thực sự quan trọng. Rồi bạn bắt đầu trì hoãn. Nếu điều này quen thuộc với bạn thì đó có thể là những tiêu chuẩn cao đang buộc bạn trở nên quá tải.

Bạn thấy mình không thể duy trì những yêu cầu của cuộc sống. Nhưng ai là người đặt ra yêu cầu? Có thể bạn đang sống trong ngôi nhà sạch sẽ tinh tươm, nhưng bạn chẳng bao giờ ngồi xuống nghỉ ngơi, thư giãn. Liệu có phải ai đang yêu cầu bạn làm việc này, hay chỉ mình bạn?

Hãy xem lại những tiêu chuẩn của bạn – liệu chúng có thực sự cần phải cao như thế?

5/ Cố gắng giải quyết công việc một mình

Thật cám dỗ khi bạn tự hào nghĩ: “Mọi việc chỉ được hoàn thành nếu tôi tự tay giải quyết”. Nhưng đó là một hình thức khác của việc hứa hẹn quá nhiều và là yếu tố dẫn tới sự mất tập trung.

Biết rõ bản thân, thế mạnh và sử dụng thời gian cho những việc mà chỉ bạn mới có thể làm. Nếu bạn dàn trải quá thì sẽ có nguy cơ bạn không làm nổi một việc mà bạn được tuyển để làm.

Hãy làm việc mà chỉ bạn mới có thể làm tốt và để phần việc còn lại cho những ai làm chúng tốt hơn.

6/ Không nghỉ ngơi

Đừng cho rằng làm việc nhiều hơn sẽ mang lại kết quả tốt hơn, vì thực tế không như vậy.

Nghiên cứu khoa học chứng minh rằng chúng ta làm việc hiệu quả và tập trung hơn rất nhiều khi được nghỉ ngơi. Rất đơn giản: Khi chúng ta làm việc bằng trí óc, đường sẽ được đốt cháy và nếu không có cơ hội nạp năng lượng, chúng ta sẽ bị kiệt sức nhanh chóng. Cuối cùng thì bộ não cũng giống như các bộ phận khác trong cơ thể. Nếu chúng ta tiếp tục sử dụng, bộ não trở nên mệt mỏi, kiệt sức và cần một thời gian nghỉ ngơi để hồi phục và trở lại điều kiện tốt nhất.

Hãy cố gắng dành thời gian nghỉ giải lao sau mỗi 90 phút làm việc liên tục.

7/ Không lên lịch cho các công việc quan trọng

Nếu bạn không có những cam kết chắc chắn để làm việc gì đó, cơ hội sẽ không bao giờ xảy ra. Điều này không chỉ liên quan đến công việc.

Nếu bạn hứa dùng bữa trưa với ai đó và điều đó chưa xảy ra thì hãy gọi điện cho họ ngay hôm nay và đừng bỏ cuộc cho đến khi chốt được lịch hẹn.

8/ Bối rối giữa bận rộn và năng suất

Rất dễ dàng để bận rộn, làm việc liên tục. Nhưng rất khó để làm việc năng suất. Chúng ta thường sử dụng hết thời gian cho những việc không quan trọng và bị quá tải, vì để đạt được thành tựu thực sự yêu cầu rất nhiều nỗ lực. Nếu bạn từng quyết định làm sạch ngăn kéo trong nhà bếp, và bỏ qua bài thuyết trình sắp đến hạn hoàn thành, bạn biết điều gì sẽ xảy đến rồi đó.

Đừng rơi vào bẫy bận rộn để làm nhiều hơn mà đạt được ít hơn. Bất kỳ khi nào làm việc gì đó, hãy cố gắng giành được kết quả, dù là nhỏ.

Hãy chọn một điều quan trọng đối với bạn để thực hiện trong ngày hôm nay, và đừng làm các việc khác cho tới khi công việc này hoàn thành.

9/ Làm hài lòng mọi người

Thông thường, lý do chúng ta không dành thời gian cho những người thực sự quan trọng là quá bận rộn làm hài lòng những người không quan trọng. Bạn đi uống cà phê với ai đó vì nghĩ mình “nên” thế, hay hứa giúp ai đó tìm việc làm khi họ không hứa hẹn điều gì ngược lại.

Chuyên gia gợi ý bạn thực hiện nguyên tắc 20/80: quyết định ai nằm trong 20% những người có ảnh hưởng tới cuộc đời bạn, và lên lịch gặp gỡ họ. Điều này không có nghĩa bạn không bao giờ gặp những người thuộc 80% còn lại, nhưng đơn giản hãy ưu tiên cho nhóm 20% quan trọng trước.

Hãy ưu tiên cho những ai quan trọng và học cách nói không.

10/ Không thực tế

Vấn đề này là sự kỳ vọng: Nếu bạn không thực tế về những việc và khả năng có thể làm mà lại kỳ vọng quá nhiều vào bản thân, bạn đang thiết lập cho sự thất bại. Cứ nghi hoặc và bạn sẽ mất khả năng tập trung.

Chuyên gia khuyên bạn: “Nếu muốn trồng cây, bạn phải loại bỏ những hạt giống xấu để tận dụng tối đa chất dinh dưỡng trong đất và cho bạn thành quả xứng đáng nhất. Cuộc sống cũng vậy. Nếu bạn có thẻ thành viên một câu lạc bộ thể dục mà chẳng bao giờ tới đó thì đừng tới nữa, thay vào đó, hãy bắt đầu chạy cùng các con khi chúng đạp xe tới trường”.

Ngoài ra, hãy đánh giá và phân tích những vấn đề đang đi lệch hướng. Nếu bạn cảm thấy mình đang liên tục không hoàn thành các công việc hay mục tiêu hằng ngày, hãy tự hỏi liệu bạn có đang cố gắng làm quá nhiều việc, hay đang đặt ra những hạn mức không tưởng không.

Hãy thương bản thân trước khi có thể hào phóng hơn với mọi người.

Hãy xem xét điều gì mang lại phần thưởng quý giá nhất cho bạn và gạt bỏ những phần còn lại. Hãy cố gắng khiến những kỳ vọng của bạn trở nên thực tế.

Danh sách những yếu tố làm mất tập trung kể trên có thể chưa đủ. Có rất nhiều thói quen, sự phân tâm và thái độ khiến chúng ta mất tập trung và trên đây chỉ là những vấn đề phổ biến nhất. Tương tự, không phải tất cả các ví dụ đều liên quan tới bạn. Nếu bạn cố gắng áp dụng tất cả chúng, có thể bạn sẽ bắt đầu cảm thấy quá tải.

Tập trung thực sự giống những bước đi chập chững của đứa trẻ, là một khởi đầu bước nhỏ nhưng hướng tới mục tiêu lớn hơn.

PHƯƠNG THANH