Nhóm làm việc và cách quản trị hiệu quả

Quá trình sản xuất, kinh doanh đang không ngừng thay đổi theo hướng tự động hóa và chuyên môn hóa. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp phải đương đầu với thách thức mới là làm thế nào để quản trị hiệu quả các nhóm làm việc.

Nhóm làm việc ngày càng phổ biến

Nhóm làm việc (team) là một nhóm người cùng làm việc với nhau, cùng chịu trách nhiệm, hướng về một mục tiêu chung. Như vậy, nhóm làm việc khác với tập thể (group) được hình thành để thỏa mãn các nhu cầu xã hội, nhu cầu quan hệ của con người, kể cả các nhóm lợi ích (có cùng mục tiêu lợi ích) hoặc nhóm bạn bè (có đặc điểm tương đồng).

Nhóm làm việc ngày càng phổ biến vì hình thức này linh hoạt hơn và đáp ứng những thay đổi tốt hơn cơ cấu phòng ban truyền thống. Nhóm có khả năng tập hợp, triển khai, tái tập trung, giải thể nhanh hơn.

Nhóm làm việc còn tạo ra động lực tốt hơn thông qua việc công nhận kết quả cá nhân riêng rẽ khi công việc yêu cầu kỹ năng, sự phán đoán và kinh nghiệm phức tạp.

Hiện nay trên thế giới, nhiều công ty đã thành lập một số dạng thức nhóm làm việc phù hợp hơn với quá trình đổi mới cấu trúc và công nghệ trong sản xuất, kinh doanh. Phổ biến nhất là các nhóm sản xuất và nhóm chất lượng.

Nhóm sản xuất (production cells) là nhóm công nhân sản xuất toàn bộ sản phẩm hay các thành phần của sản phẩm, thay thế dây chuyền sản xuất, có thể gồm từ 2 đến 50 nhân viên, mỗi nhóm có đầy đủ máy móc và thiết bị cần thiết.

Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ nhân viên giám sát năng suất và chất lượng. Trong nhiều doanh nghiệp, các nhóm giải quyết vấn đề này là một phần của quản trị chất lượng toàn diện (TQM).

Mặt khác, còn có các nhóm mục đích đặc biệt (special – purpose teams), được hình thành để xử lý các vấn đề cụ thể và cải thiện quy trình công việc hoặc chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Các nhóm này thường gồm hỗn hợp nhân viên, giám sát viên và nhà quản trị.

Để tăng cường tính tự chủ và tự quản của nhóm làm việc, các công ty còn thành lập nhóm làm việc tự điều hành (self – directed work teams), gồm nhân viên được phân công hoàn thành một nhóm công việc và nhiệm vụ nào đó. Nhóm có quyền tự quyết cao khi thực hiện công việc, tự chịu trách nhiệm lên kế hoạch, điều phối công việc.

Một thách thức thú vị cho dạng nhóm này là sự xuất hiện hay phát triển các lãnh đạo nhóm. Khác với vai trò truyền thống của giám sát viên hay nhà quản trị, lãnh đạo các nhóm này là người tạo thuận lợi (facilitator) để hỗ trợ nhóm, tương tác với các nhóm và những nhà quản trị khác của tổ chức. Lãnh đạo nhóm được luân chuyển trong các giai đoạn khác nhau của công việc cần năng lực chuyên môn khác nhau.

Đã xuất hiện hình thức nhóm ảo, trong đó các thành viên nhóm hiếm khi tương tác trực tiếp, chủ yếu sử dụng máy tính và mạng để liên kết với nhau, thực hiện những mục tiêu chung. Để các nhóm ảo hoạt động hiệu quả, nhà quản trị phải tạo dựng được sự tin cậy giữa các thành viên, quá trình tiến triển của nhóm được giám sát chặt chẽ, nỗ lực và kết quả của nhóm phải được đưa ra công khai thông qua tổ chức.

Quản trị nhóm hiệu quả

Quản trị nhóm hiệu quả là làm cho nhóm đạt được mục tiêu đề ra, thành viên hướng đến mục tiêu chung, quản trị tốt xung đột và chịu trách nhiệm rõ ràng.

Để có được những đặc điểm đó, nhóm cần được hoạt động trong môi trường tốt, có đầy đủ nguồn lực hỗ trợ nhận được từ tổ chức, thành viên nhóm tin cậy lẫn nhau và tin tưởng lãnh đạo, hệ thống đánh giá thành tích và tưởng thưởng công bằng và phù hợp. Tuy nhiên, nhân tố chính dẫn đến thành công vẫn là vai trò của quản trị nhóm.

Trước tiên, quản trị nhóm giữ vai trò quan trọng trong việc lựa chọn và quyết định nhân sự của nhóm. Một nhóm hoạt động hiệu quả thường có những cá nhân đa dạng về kỹ năng chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tương tác… Mặt khác, nhóm cần lựa chọn những thành viên dựa trên tính cách và sở thích của họ.

Những người tận tâm, chu đáo rất có giá trị cho nhóm. Thành viên các nhóm mở giao tiếp tốt hơn, có thể dẫn đến sáng tạo và đổi mới nhiều hơn. Phát huy hiệu quả của sự đa dạng trong nhóm, bảo đảm vai trò khác biệt đều được đáp ứng thường phụ thuộc vào tình huống và khả năng của lãnh đạo nhóm.

Kế đến, quản trị nhóm là vạch ra những chuẩn mực chung của nhóm và thiết kế quy trình, công việc hợp lý cho nhóm. Những chuẩn mực này bao gồm việc xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu tham gia và lắng nghe lẫn nhau, khuyến khích bất đồng tích cực và quyết định đồng lòng, giao tiếp cởi mở, phân công và quy định rõ ràng, chia sẻ trách nhiệm…

Những chuẩn mực chung trở nên quan trọng khi làm tăng khả năng dự báo hành vi của các thành viên, làm giảm những rắc rối trong quan hệ giữa thành viên và cho phép thành viên thể hiện giá trị trung tâm của nhóm. Còn thiết kế công việc hợp lý sẽ giúp xác định nhiệm vụ và ý nghĩa công việc, tăng tính tự chủ, tận dụng cơ hội sử dụng kỹ năng và tài năng khác biệt, dẫn đến thành quả tốt hơn.

Người quản trị còn phải biết cách hướng sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm từ phía cạnh tranh, xung đột, tâm lý thắng thua sang hành vi quan tâm đồng đội, cùng nhau làm việc và hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung, lợi ích chung. Khi xuất hiện mầm mống xung đột, biết xử lý khéo léo và dùng kỹ thuật quản trị xung đột để duy trì không khí thân thiện và hợp tác ở nơi làm việc.

DANH VĂN