Quản lý thời gian hiệu quả hơn nhờ nguyên lý 80/20

Theo nguyên lý 80/20, chúng ta thường phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả. Hãy cứng rắn để nói “không” với những thứ đang “cướp” đi thời gian và cuộc sống của bạn.

Khi nói về sự cân bằng trong cuộc sống, chắc chắn chúng ta sẽ nghĩ ngay đến những thứ giết thời gian như mạng xã hội. Những tít báo đầy hấp dẫn thường giành được sự ưu tiên chú ý của nhiều người trong chúng ta. Song công việc đòi hỏi nhiều hơn ở chúng ta. Rồi kế đến là gia đình, chưa kể đến quan hệ xã giao.

Rất nhiều người cảm thấy mình có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Vậy tại sao họ tiếp tục tiêu tốn nhiều thời gian vào những thứ chẳng đem lại kết quả gì và dành ít thời gian cho những việc cần thiết?

Trên thực tế, có một lý thuyết khoa học giải thích điều này. Có thể bạn đã nghe đến Nguyên lý 80/20 hay Nguyên lý Pareto.

Nguyên lý 80/20

Đây là quy luật về thiểu số quan trọng mà nhà tư vấn quản trị người Mỹ gốc Rumani Joseph M. Juran đề ra. Ông đã đặt tên quy luật này theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto, người đã phát hiện thấy rằng 80% của cải vật chất của nước Ý chỉ thuộc sở hữu của 20% dân số nước này.

Nguyên lý này chỉ ra rằng mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra hiếm khi cân bằng. Khi ứng dụng vào công việc và mở rộng sang cuộc sống, điều đó có nghĩa là chỉ khoảng 20% nỗ lực của bạn tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về Nguyên lý Pareto ở nơi làm việc:

80% khiếu nại thường đến từ 20% khách hàng của bạn.80% lợi nhuận của bạn thu được từ 20% trong số các khách hàng.

80% bất kỳ dự án được hoàn thành trong 20% kế hoạch thời gian. 20% phần còn lại thường đòi hỏi nhiều thời gian hơn.

80% công việc trong tổ chức của bạn là do 20% nhân viên của bạn đem lại.

Điều này có thể làm chúng ta gợi nhớ về tính khẩn cấp và sự quan trọng. Nhiều người thường đáp ứng những yêu cầu khẩn cấp ngay cả khi chúng không thực sự quan trọng. Chúng ta thậm chí cố gắng hoàn thành công việc B và C hơn là công việc A vì chúng nhanh và dễ dàng hơn.

Richard Koch – tác giả của những cuốn sách: Nguyên lý 80/20, Kinh doanh 80/20, Con người 80/20, cho rằng chúng ta thường phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả. Để khắc phục nhược điểm này, theo Koch, trong cuộc sống chúng ta cần tập trung vào những hoạt động đem lại những kết quả mang lại nhiều giá trị nhất cho mình.

Lựa chọn nhóm việc thuộc danh mục A

Những công việc trong danh mục này thường được bị trì hoãn vì đó là những việc lớn khó khăn. Vì thế, lời khuyên được đưa ra ở đây là hãy chia một mục tiêu lớn thành những bước thực hiện nhỏ và hoàn thành từng bước theo từng khoảng thời gian.

Công việc A có thể cần thực hiện trong nhiều ngày mặc dù bạn sẽ vẫn đạt được tiến bộ mỗi ngày. Điều này sẽ đem lại sự tốt nhất về cả hai mặt: đem lại niềm vui thoáng qua vì hoàn thành nhiệm vụ ngắn hạn và sự hài lòng vì tịnh tiến gần hơn đến các mục tiêu chung.

Trong bất cứ việc gì bạn làm, bạn có thể thấy nản lòng khi nghĩ rằng chỉ có 20% phần việc là thực sự quan trọng. Mặc dù đây là một học thuyết gây nhiều bất ngờ về việc làm ít hơn mà đạt kết quả nhiều hơn, song chúng được coi là một công cụ hơn là một nguyên tắc tuyệt đối trong cuộc sống.

Nhà tư vấn quản trị John Reh nói: “Khi các cuộc tập dượt chữa cháy trong ngày bắt đầu bòn rút thời gian của bạn, hãy nhớ đến 20% bạn cần chú trọng. Nếu việc gì trong kế hoạch của bạn phải loại bỏ, hãy đảm bảo rằng nó không nằm trong phần 20%.”

“Những quả bóng thủy tinh”

Theo triết lý về những quả bóng thủy tinh, cuộc đời là một trò chơi tung hứng với năm quả bóng mà mỗi người chúng ta là người tung hứng. Một số quả bóng, như quả bóng cao su (tượng trưng cho công việc), khi rơi sẽ bật trở lại. Song bốn quả bóng còn lại (gia đình, bạn bè, sức khỏe và tâm hồn) thì không vì chúng được làm bằng thủy tinh.

Vì thế, Bryan Dyson – nguyên Chủ tịch và CEO của tập đoàn Coca-Cola, khuyên rằng: “Những quả bóng này không bao giờ giống nhau. Bạn cần phải hiểu điều đó và cố gắng tìm được sự cân bằng trong cuộc sống của mình”.

Làm thế nào để cân đối thời gian?

Nếu bạn có năm việc cần hoàn thành trong ngày hôm nay, Nguyên lý 80/20 cho rằng chỉ một trong đó sẽ là thực sự quan trọng, bốn việc còn lại không quan trọng lắm.

– Bạn nằm trong phạm vi 80% nếu một trong tuyên bố dưới đây đúng:

• Bạn đang làm nhiệm vụ mà người khác muốn bạn làm song không giúp cho các mục đích cá nhân.
• Bạn cảm thấy bị lấn át.
• Các hoạt động mất nhiều thời gian hơn bạn dự kiến.
• Bạn thấy mình phàn nàn hơn mọi khi.

– Bạn ở trong phạm vi 20% nếu:

• Bạn tham gia các hoạt động thúc đẩy các mục đích và mục tiêu chung của mình.
• Bạn đang làm những việc mà bạn cảm thấy tốt cho bản thân, nghề nghiệp của mình và đóng góp cho cuộc đời.
• Bạn đang làm những việc bạn không thích song bạn thực hiện chúng với nhận thức rằng chúng phù hợp với mục tiêu chung.
• Bạn chuyển giao những nhiệm vụ khó đối với bạn cho người khác.
• Bạn mỉm cười.

Song sẽ ra sao khi một núi công việc như email, điện thoại, họp hành, chợ búa…đang chờ đợi bạn? Hãy dừng lại và nhìn lại bạn làm những việc này như thế nào. Liệu bạn có thể kết hợp các hoạt động với nhau, chuyển giao cho người khác hay cắt giảm lượng thời gian bạn dành cho việc đó hay không?Dưới đây là những lời khuyên vàng được các chuyên gia đưa ra dựa theo Nguyên lý 80/20:

– Hãy liệt kê những hoạt động không có hiệu quả và loại bỏ chúng hoặc cắt giảm tối đa. Hãy cứng rắn để nói “không” với những thứ đang “cướp” đi của bạn về thời gian và cũng là cuộc sống của mình.

– Dành phần lớn thời gian của bạn vào những mối quan hệ quan trọng nhất. Chỉ một phần nhỏ những quan hệ của chúng ta cho chúng ta giá trị nhất và đó thường là những mối quan hệ với những người bạn có mối quan hệ gắn bó tình cảm mật thiết như vợ chồng, gia đình và bạn bè thân. Hãy dành phần lớn thời gian của mình nuôi dưỡng những mối quan hệ này.

– Tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ trong mối quan hệ của mình. Có thể chỉ có một số những trải nghiệm đỉnh cao để lại cho bạn những ký ức khó nhạt phai. Vậy hãy chú ý để tạo ra những khoảnh khắc này.

– Bạn hãy vận dụng những bí quyết trên vào cuộc sống và nâng cao ngưỡng 20% để nâng cao chất lượng sống của mình. Như thiên tài Albert Einstein đã nói: “Cuộc sống giống như đi xe đạp. Để giữ thăng bằng, bạn phải liên tục tiến lên”.