Nằm trong số những cuốn sách bán chạy nhất vào những năm đầu thế kỷ mới, cuốn sách của hai tác giả Kenneth Blanchard và Spence Johnson có tên “Nhà quản trị một phút” (The one-minute manager) giành được sự chú ý đặc biệt của độc giả thuộc giới doanh nhân, bởi nó đề cập đến vấn đề quản trị nhân sự – một lĩnh vực đầy phức tạp do thâu tóm bên trong nhiều yếu tố như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Đây là khoa học, nhưng cũng là nghệ thuật: nghệ thuật quản trị con người. Khoa học thì ai cũng có khả năng khám phá, nhưng nghệ thuật là một bộ môn không dễ dàng nắm bắt. “Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự”, Kenneth Blanchard cho biết.

Với quan điểm “Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn cho nhân viên cảm thấy thoải mái và làm việc hết mình, nhà quản trị phải có một vài bí quyết của riêng mình”, hai tác giả cuốn sách đã đưa ra một bí quyết có tên gọi: Quản trị một phút.

Vậy quản trị một phút là gì? Đó là nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba “bí quyết con”: xác định mục tiêu trong một phút, khen ngợi trong một phút và khiển trách trong một phút.

Chúng ta thử cùng tìm hiểu.

1. Xác định mục tiêu trong một phút

Đây là nền tảng của bí quyết quản trị nhân sự một phút, bởi một khi mục tiêu không được xác định rõ ràng thì bạn không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các công ty, nhân viên và lãnh đạo thường có những mục tiêu khác nhau. Nếu giữa lãnh đạo và nhân viên không có sự trao đổi thông tin đầy đủ nhằm tìm ra một số mục tiêu mà hai bên đều có thể nhất trí, thì cả hai bên đều không thể thoả mãn, thậm chí còn cản trở hoạt động hoặc gây phiền toái cho nhau. Lúc đó, nếu bạn hỏi các nhân viên là họ làm việc có tốt không, thì câu trả lời thường nghe thấy nhất sẽ là: “Gần đây tôi chưa hề bị sếp khiến trách”, hoặc “Không ai nói động gì tới là tốt rồi”. Cách để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này là phải xác định được mục tiêu rõ ràng, các nhà quản trị nhân sự phải thấu hiểu và nắm bắt được nhân viên có thể làm gì trong khả năng của họ để sắp xếp cho phù hợp. Bạn hãy luôn ghi nhớ quy luật 80/20: 80% hành xử của con người xuất phát từ 20% năng lực hoạt động của con người đó. Nhà quản lý khôn khéo phải biết tìm ra điều gì thực sự tồn tại trong 20% và đề ra những mục tiêu trong phạm vi 20% đó.

Để hoàn tất quá trình xác định mục tiêu, bạn hãy viết các mục tiêu đó lên một tờ giấy với không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh đạo có thể đọc được hàng ngày xem hành vi của nhân viên có phù hợp với mục tiêu hay không.

2. Khen ngợi trong một phút

Phương châm của một nhà quản trị một phút là: “Chìa khoá để phát triển con người là bắt họ phải làm cái gì đó đúng”. Nhà quản trị nhân sự một phút áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm 3 phần cơ bản:

– Khen ngay lập tức  – luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm được việc tốt, đừng để dành lời khen đó sau này.

– Khen cụ thể – ai cũng muốn được đối xử tốt, nhưng các nhân viên cảm thấy thích nhất khi lãnh đạo nói được chính xác là họ đã làm tốt điều gì.

– Chia sẻ tình cảm – sau khi chỉ ra điều mà nhân viên đã làm đúng, bạn hãy phát biểu cảm nhận của mình (không phải những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy). Trong mối quan hệ giữa con người với nhau, tình cảm là yếu tố gây ấn tượng sâu đậm hơn ý nghĩ.

Quan trọng là bạn hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay từ khi mà các nhân viên bắt đầu hiểu được và làm được gần đúng với yêu cầu công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Nhiều công việc gần đúng sẽ tạo nên một công việc thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ trừng phạt nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi để tìm cách làm tốt công việc. Hình phạt và những lời khiển trách, nếu có, chỉ là vấn đề về thái độ chứ không phải về khả năng. Khiển trách họ vào lúc đó sẽ làm cho họ chán nản, muốn trả đũa và thậm chí làm họ muốn thoát lui. Họ cũng có thể muốn tránh mặt bạn khi cho rằng có thể bạn sẽ sa thải họ khi họ làm sai.

3. Khiển trách trong một phút

Đây là bí quyết thứ ba của nhà quản trị nhân sự một phút. Có 4 quy tắc làm cho lời khiển trách có tác dụng và đem lại hiệu quả tích cực, mà chỉ cần tiến hành trong một phút.

– Khiển trách ngay lập tức: khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng tập trung tất cả các lời khiển trách rồi “làm một lượt”. Nếu không thì khi bạn khiển trách nhân viên, chính bạn có thể cũng nổi khùng.

– Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm tôi bực mình…”. Khi người bị khiển trách hỏi tại sao, nhà quản trị nhân sự giỏi luôn nói rõ nguyên nhân và chỉ rõ khuyết điểm cụ thể để nhân viên có thể sửa đổi.

– Chia sẻ tình cảm: một khi bạn đã giải thích nhân viên làm sai cái gì thì hãy nói rõ bạn cảm nhận thế nào trước sai trái của họ – giận dữ, thất vọng hay một cảm giác nào khác.

– Nói cho nhân viên biết họ tốt thế nào: phần cuối của lời khiển trách có lẽ là quan trọng nhất. Hãy kết thúc lời khiển trách bằng cách nói với nhân viên rằng việc làm mà bạn đang phê phán không phải là việc mà bạn thường thấy ở họ và lại càng không phải là việc mà bạn mong muốn lặp lại trong tương lai. Hành vi sai trái đó chỉ là hiện tượng nhất thời. Về bản chất, họ vẫn là một trong những nhân viên tốt của bạn. Bạn hãy hướng sự chú ý của nhân viên vào những gì họ đã làm sai, chứ không phải vào cách bạn đối xử với họ như thế nào.

Và sau cùng, một nhà quản trị một phút thành công phải biết giao tế nhân sự và quan hệ cộng đồng. Xuyên suốt quá trình làm việc, chắc hẳn không có một cấp quản trị nào lại thuận buồm xuôi gió chèo lái con thuyền công ty trong sóng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của công ty,.. có thể thường xuyên xuất hiện. Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết vấn đề một cách có khoa học nhưng uyển chuyển, tránh để xảy ra xô xát, đình công hay bãi công. Và tích cực nhất vẫn là nhà quản trị phải biết thu phục nhân viên, biết nghệ thuật động viên nhân viên của mình làm việc hăng hái và đưa công ty phát triển.

(Tổng hợp từ Nihon Keizai và Business Today)