Tiếp nhận phản hồi từ người lao động: Vũ khí cạnh tranh bị lãng quên

Có nhiều cách làm hay trong việc tiếp nhận phản hồi từ người lao động và biến góp ý thành hành động đơn giản, không áp đặt nhưng đầy khích lệ, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Đặt con người ở vị trí trung tâm

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng biến động và cạnh tranh gay gắt, xu thế đặt con người ở vị trí trung tâm trong quản trị nhân sự đang trở thành một yếu tố then chốt tại nhiều tổ chức.

Không chỉ tập trung vào lợi nhuận, doanh nghiệp còn chú trọng đến việc xây dựng môi trường làm việc bền vững, nơi nhân viên được khuyến khích phát triển cả về chuyên môn lẫn tinh thần. Xu hướng này phản ánh sự chuyển mình từ cách tiếp cận truyền thống sang mô hình quản trị đề cao giá trị con người và văn hóa doanh nghiệp.

Chia sẻ trong hội thảo Master class 3 trong khuôn khổ lễ công bố bảng xếp hạng Nơi làm việc xuất sắc hàng đầu Việt Nam 2024, bà Uyên Trương, Giám đốc nhân sự Fashion Garments cho biết, nhiều doanh nghiệp đang theo đuổi triết lý đặt con người ở vị trí trung tâm và mỗi doanh nghiệp có các hướng tiếp cận khác biệt.

Tại Fashion Garments, công ty thuộc tập đoàn đa quốc gia Hirdaramani của Sri Lanka, sự khác biệt nằm ở tư duy mong muốn tạo đột phá, sẵn sàng dấn thân và đầu tư hiệu quả vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bao gồm những chương trình không nhiều tập đoàn đầu tư.

Chẳng hạn, doanh nghiệp này triển khai tái đào tạo hoặc cho toàn bộ nhân sự quản lý văn phòng “đi học lại” với chi phí cao trong thời gian dài. Họ dành ưu tiên cho đào tạo, chấp nhận thụt giảm lợi ích ngắn hạn để hướng đến nhiều lợi ích trong dài hạn.

Bên cạnh hoạt động đào tạo và tái đào tạo, Fashion Garments cũng hướng đến nỗ lực lắng nghe ý kiến người lao động một cách liên tục như các chương trình Town Hall (hoạt động đối thoại tập thể hàng tháng), Employee Forum (hoạt động dành riêng cho người lao động giao lưu, sinh hoạt giải trí),… với sự tham gia của lãnh đạo, quản lý, công đoàn và người lao động. Các hoạt động này được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm giúp người lao động và quản lý gắn kết và thấu hiểu nhau hơn.

“Đặt con người vào vị trí trung tâm là triết lý cốt lõi của tập đoàn Hirdaramani với hành trình phát triển hơn 125 năm qua và ba thập kỷ hiện diện ở Việt Nam”, Giám đốc nhân sự Fashion Garments, doanh nghiệp vừa được vinh danh là có nơi làm việc xuất sắc hàng đầu Việt Nam 2024, cho biết.

Số hóa hoạt động tiếp nhận phản hồi của người lao động

Bà Uyên cũng nhìn nhận, để sự lắng nghe thực sự trở thành giá trị cốt lõi, cần phải có sự đột phá từ cách nghĩ và cách làm thách thức lối mòn hơn nữa.

Đây cũng chính là cơ sở để Fashion Garments quyết định chủ động số hóa hoạt động tiếp thu ý kiến người lao động với sáng kiến “We share, we care” (cùng chia sẻ, cùng quan tâm).

Trong hơn một năm qua, phần mềm đã tập hợp liên tục các góp ý, chia sẻ, trao đổi, quan tâm và mong muốn của hơn 10.000 người lao động về rất nhiều vấn đề khác nhau. Công nghệ cho phép doanh nghiệp tiếp nhận ý kiến ngay lập tức, xử lý thông tin cũng như phản hồi nhanh chóng đến người lao động.

Bà Uyên cho biết, chỉ trong vòng một năm, doanh nghiệp đã nhận được thông tin “đúng” và “trúng” hơn nhiều lần so với nhiều năm trước chỉ sử dụng phiếu góp ý, hòm thư, email hay đường dây nóng.

Trước sáng kiến này, Fashion Garments cũng đã áp dụng chương trình The KNOW của Respect Việt Nam để thu hẹp khoảng cách về kiến thức pháp luật, quy tắc làm việc nội bộ giữa các cá nhân và tập thể trong thời gian ngắn nhất, tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả về mặt chất lượng.

Cụ thể, thông qua các chương trình đào tạo tư duy tinh gọn, tư duy hệ thống, tư duy phản biện, các nhân sự có thể tự thiết kế và số hóa các quy định nội bộ, tiêu chuẩn quốc tế bằng hình ảnh, ký tự, mã màu (infographics), đơn giản, dễ hiểu nhưng hệ thống và tránh tối đa sai sót, nhầm lẫn mà việc viết dàn trải thường gặp phải.

Nhờ đó, thay vì phải đọc rất nhiều văn bản và tham gia nhiều lớp đào tạo, người lao động có thể nhanh chóng hiểu rõ và đầy đủ những quy định nào được làm, quy định nào không được làm và nếu làm thì sẽ phải chịu chế tài cụ thể gì. Quan trọng hơn, bất kỳ khi nào cần họ có thể dễ dàng lên trang web tra quy định, bóc tách thông tin trực quan và trao đổi, tự học cùng nhau.

Theo một nghiên cứu của Respect Việt Nam trong vòng 5 năm (2012 – 2017) đối với hơn 100 doanh nghiệp gia công xuất khẩu quy mô 150.000 người lao động, nỗ lực này có thể giúp cắt giảm đến 50% số lượng phản hồi của người lao động về các vấn đề quy định, quy trình, chất lượng sản xuất kinh doanh nội bộ, trong đó chủ yếu bao gồm các thắc mắc, câu hỏi, yêu cầu làm rõ.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào 50% còn lại là những vấn đề mang tính hệ thống, những vấn đề chưa được làm rõ hoặc những tồn tại chưa được giải quyết.

Đây là bước đệm quan trọng để Fashion Garments chủ động số hóa hoạt động tiếp thu ý kiến người lao động.

Bà Đặng Thị Hải Hà, nhà sáng lập Respect Việt Nam lưu ý, sáng kiến dù hay nhưng để thành công sẽ cần nỗ lực rất đặc biệt vì nó xuất phát từ sự chủ động của doanh nghiệp.

Trong thực tế, những nỗ lực này chỉ được áp dụng khi doanh nghiệp FDI được khách hàng quốc tế yêu cầu như là một trong các tiêu chuẩn bắt buộc hoặc tự nguyện nhưng lại là căn cứ về mặt trách nhiệm xã hội để doanh nghiệp đó đạt điều kiện về gia công và xuất khẩu.

Phản hồi để kiến tạo văn hóa doanh nghiệp không thể sao chép

Trong thời gian tới, bà Uyên cho biết, Fashion Garments sẽ triển khai sáng kiến “We Know, We Grow” (Cùng hiểu biết, cùng phát triển) hoặc “We learn, We earn” (Cùng học tập, cùng vững tin) để nâng cao hiệu quả tiếp thu ý kiến thông qua chất lượng đầu vào của những góp ý từ chính người lao động trong doanh nghiệp.

Ở sáng kiến này, người lao động có thể đóng vai trò lớn hơn trong việc đưa ra những ý tưởng thực tế, sáng kiến khả thi, sáng kiến có thể thí điểm dù có thể thất bại và cao nhất là sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) được áp dụng trong công ty.

Theo bà Hà, việc tiếp nhận phản hồi bắt nguồn từ mô hình quản trị tảng băng trôi được phát hiện vào những năm 90. Những ý kiến của tầng nhân sự dưới cùng nếu được sử dụng đúng cách có thể mang lại một lượng thông tin và lượng tri thức đáng kể ở phần dưới của tảng băng, nhận diện và giải quyết các rủi ro mà nếu chỉ nhìn từ bề nổi thì khó mà phản ánh đúng năng lực nội bộ trước khi đưa ra được các quyết định lớn thường bị ảnh hưởng từ bên ngoài.

Việc tiếp nhận phản hồi trong văn hóa Việt Nam vẫn diễn ra nhưng khó đi vào thực tiễn do người Việt thường nhìn vấn đề này dưới góc độ tiêu cực.

Tuy nhiên, nếu phản hồi là nền tảng và cơ sở vững chắc để cá nhân, đội ngũ đưa ra ý tưởng thực tế, sáng kiến khả thi thì nó sẽ trở thành sản phẩm hữu dụng cho chính doanh nghiệp.

“Đây chính là nền tảng văn hóa quan trọng, chỉ có thể được sao chép trong nội bộ nhưng không thể sao chép ra ngoài doanh nghiệp, và cũng chính là vũ khí để nhận diện thương hiệu và ưu thế cạnh tranh riêng biệt”, bà Hà nhấn mạnh.

Những nỗ lực thúc đẩy “3 lực” gồm năng lực, trợ lực và động lực từ góc độ doanh nghiệp sẽ giúp khích lệ và thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong nội bộ, biến phản hồi và đổi mới sáng tạo thành nguồn lực quan trọng. Nguồn lực này không chỉ phục vụ trách nhiệm xã hội mà còn là công cụ quan trọng để doanh nghiệp biến góp ý trở thành hành động trực tiếp, đơn giản, không mang tính áp đặt nhưng đầy khích lệ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

“Và hơn hết, góp ý và sáng tạo sẽ thành kho tri thức, được duy trì sự phát triển quan nhiều thế hệ kế thừa, nhất là đối với những doanh nghiệp có bề dày lịch sử hoạt động”, nhà sáng lập Respect Việt Nam nói.

Sau chia sẻ của đại diện Fashion Garments, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp cũng đang mong muốn bắt tay nhau biến khu công nghiệp, nhà máy, công xưởng thường bị gắn mác “điều kiện lao động thấp” trở thành điểm đến mới của đổi mới sáng tạo.

Quỳnh Chi – TheLEADER